Phần mềm quản lý khách hàng CRM là gì và phù hợp với những doanh nghiệp nào? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho người đọc những kiến thức cơ bản về các phần mềm này và cách lựa chọn để phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu chung về phần mềm quản lý khách hàng
Phần mềm quản lý khách hàng CRM là một ứng dụng giúp doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác mối quan hệ với khách hàng. Bằng cách tìm hiểu, nghiên cứu các thói quen nhu cầu của khách hàng, qua đó phát triển từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng.
Thông qua việc quản lý khách hàng, các thông tin sẽ được cập nhật ngay lập tức sau đó lưu trữ trong một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ngay trên phần mềm quản lý khách hàng. Nhờ việc nghiên cứu và thu thập thông tin, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xây dựng được danh sách khách hàng tiềm năng nhằm lập ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý.
Bên cạnh đó, một ứng dụng tốt sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời nhất. Nếu doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý khách hàng phù hợp thì các thông tin của khách hàng sẽ xuất hiện ở nhiều nơi và khó khăn trong việc theo dõi cũng như hỗ trợ. Việc này có thể khiến chu kỳ bán hàng kéo dài gây ra trải nghiệm mua hàng tồi tệ.
Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý khách hàng
Dù doanh nghiệp ở quy mô nào, chỉ cần đang có nhu cầu xây dựng một hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp thì chắc chắn đây chính là lựa chọn dành cho họ. Hiện nay, có hai loại hình doanh nghiệp sẽ chắc chắn cần đến phần mềm CRM:
- Các doanh nghiệp B2B:
Các công ty này cần sử dụng một phần mềm quản lý khách hàng doanh nghiệp nhằm theo dõi, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, các khách hàng có các chu kỳ bán hàng dài và gồm nhiều giai đoạn phức tạp hơn. Một số ví dụ về công ty B2B chẳng hạn như: công ty tuyển dụng, công ty dịch vụ cho doanh nghiệp,…
- Các doanh nghiệp B2C:
Việc quản lý khách hàng tiềm năng ở các doanh nghiệp này sẽ đơn giản hơn. Các công ty này chủ yếu bán các sản phẩm có giá trị lớn nên các khách hàng của họ cần thời gian để đưa ra thời gian quyết định. Vậy nên họ nên lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách hàng cá nhân để có thể dễ dàng phân loại khách hàng hơn. Các sản phẩm của B2C có thể kể đến như trang sức, bảo hiểm, bất động sản,…
Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý khách hàng phù hợp?
Cách quản lý khách hàng hiệu quả là doanh nghiệp của phải phải chọn được một phần mềm phù hợp.
Phần mềm quản lý khách hàng cần đáp ứng những điều kiện gì?
Một ứng dụng được coi là hiệu quả nếu có đáp ứng được quy trình quản lý khách hàng của doanh nghiệp cũng như một số tiêu chí và hội tụ đầy đủ các tính năng như sau:
- Giao diện cần dễ sử dụng, thân thiện với người mới sử dụng.
- Các thông tin chi tiết của khách hàng sẽ được bao gồm trong quá trình lưu trữ danh sách.
- Quản lý và giám sát công nợ của khách hàng.
- Phân loại và lọc khách hàng nhanh chóng.
- Hỗ trợ sử dụng Email Marketing và SMS
- Tự động tạo cho người dùng báo cáo doanh thu
- Chi phí hợp lý.
Việc tiếp theo trong quá trình lựa chọn, doanh nghiệp cần chọn giữa phần mềm quản lý khách hàng trên máy chủ và trên nền tảng đám mây.
Cùng tìm hiểu ưu điểm và nhược điểm của hai loại ứng dụng này:
Phần mềm quản lý khách hàng trên máy chủ (On Premise)
Phần mềm CRM trên máy chủ liên quan trực tiếp đến việc thiết lập máy chủ cũng như cài đặt trên thiết bị. Vậy nên việc nâng cấp cũng như tùy chỉnh sẽ do chính bộ phận CNTT của bạn phụ trách.
Các dữ liệu trên phần mềm quản lý khách hàng sẽ được lưu trữ trên máy chủ cục bộ, đồng nghĩa với việc các thiết bị sử dụng mạng cục bộ mới có thể truy cập nó. Việc chuyển sang sử dụng trên các thiết bị di động cũng sẽ tốn của doanh nghiệp thêm thời gian và tiền bạc.
Các ứng dụng này sẽ tốn kém nhiều chi phí trả trước cũng như phí cấp phép hàng tháng. Bộ phận CNTT nói riêng và doanh nghiệp của bạn nói chung sẽ chịu trách nhiệm theo dõi cũng như bảo mật dữ liệu người dùng.
Phần mềm quản lý khách hàng trên nền tảng đám mây (On Cloud)
Phần mềm CRM online được cung cấp cũng như bảo trì bởi nhà cung cấp dịch vụ trên máy chủ. Vì truy cập dịch vụ bằng internet nên người dùng có thể dễ dàng triển khai mà không cần cài đặt trên máy tính.
Các ứng dụng này chỉ cần trình duyệt và kết nối internet đang hoạt động. Dữ liệu có thể được truy cập từ mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị. Bên cạnh đó, các gói trả phí sẽ được tính theo tháng hoặc năm tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhỏ cũng sẽ dễ dàng sử dụng mà không cần lo lắng về áp lực ngân sách.
Thông qua API, người dùng cũng có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác nhau. Các nhà cung cấp các sẽ chú trọng vào những biện pháp bảo mật và kiểm soát truy cập nhằm đảm bảo an toàn mạnh mẽ nhất cho dữ liệu doanh nghiệp.
Phần mềm CRM trên máy chủ đã từng là một lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp cách đây 1 thập kỷ. Nhưng đến hiện nay 87% doanh nghiệp đã tin tưởng mà lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng online.
9 phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay
Pipedrive
Pipedrive là phần mềm quản lý khách hàng cho sales đang được rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước tin dùng. Nó được thiết kế để phù hợp cho mọi mô hình kinh doanh. Với quy trình quản lý khách hàng tự động hóa mỗi khi thay đổi trạng thái giúp tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí tối đa cho doanh nghiệp.
Điểm nổi bật thu hút khách hàng nhất của Pipedrive là tính năng Pipeline và Deal. Nó cho phép người dùng có thể hình dung chính xác nhất về quy trình bán hàng của mình nhằm quản lý và chăm sóc khách hàng tốt nhất có thể.
Các tính năng quản lý khách hàng trọng yếu của Pipedrive bao gồm khả năng tùy biến, theo dõi và tạo lập báo cáo, tích hợp với hơn 300 ứng dụng khác nhau, xác định đúng khách hàng mục tiêu bằng việc quản lý và lọc danh sách khách hàng, bảo mật tuyệt đối và quy trình rõ ràng.
Và còn rất nhiều tính năng cũng như các công cụ rất hữu ích của Pipedrive đang chờ bạn khám phá. Chắc chắn các doanh nghiệp sẽ hài lòng.
SugarCRM
Đây là phần mềm quản lý khách hàng dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cũng như các phần mềm khác, nó cũng giúp doanh nghiệp gần gũi hơn với khách hàng của mình và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng nhanh nhất và chính xác nhất.
SugarCRM hỗ trợ hoạt động kinh doanh của người dùng tốt hơn nhờ các tính năng sau::
- Có thể thay đổi giao diện, trường dữ liệu nhằm phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
- Đồng bộ dữ liệu cũng như tích hợp được nhiều ứng dụng khác nhau.
- Chi phí hợp lý.
- Tạo báo cáo bằng Word hoặc Excel.
Nhưng, Sugar CRM vẫn có một số hạn chế như: đối với phiên bản Enterprise sẽ yêu cầu đồng bộ với máy chủ và khá ít mẫu báo cáo.
Hubspot CRM
Hubspot là phần mềm quản lý khách hàng được sử dụng khá rộng rãi tại các doanh nghiệp trên thế giới hiện nay. Nó được tạo ra nhằm giúp các doanh nghiệp bán hàng cũng như thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng. Ứng dụng này cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ các công cụ để tạo nên một chiến dịch thành công: email marketing, chatbox, tạo blog, quan rlys tương tác,…
Các tính năng nổi bật của Hubspot phải kể đến như:
- Đồng bộ hóa mọi tính năng
- Khả năng phân tích các dữ liệu chính xác và nhanh chóng
- Thực hiện cuộc gọi và sắp xếp cuộc họp ngay trên Hubspot
- Theo dõi kết quả của các email marketing
- Cá nhân hóa và bảo mật thông tin an toàn.
Mặc dùng người dùng sẽ cần mất phí để sử dụng một vài tính năng và gây khó khăn trong việc giải quyết vấn đề vì đội ngũ hỗ trợ đều ở nước ngoài nhưng vẫn có rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng nó.
AZ CRM
Phần mềm quản lý khách hàng này được thiết kế nhằm hỗ trợ nghiệp vụ khách hàng nhờ các tính năng vô cùng hiện đại về quản trị, bảo mật,… Nó giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa thời gian cũng như nguồn nhân lực để tìm ra chiến lược phù hợp với doanh nghiệp. Các tính năng của AZ CRM phải kể đến như:
- Quản lý mọi thông tin của khách hàng.
- Quản lý và giám sát hợp đồng, công nợ của khách hàng.
- Gửi email marketing, SMS tự động, đặc biệt là chúc mừng sinh nhật khách hàng.
- Kết nối với hệ thống IP
Getfly
Tương tự như các ứng dụng khác, Getfly cũng hội tụ đầy đủ các tính năng để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý khách hàng. Đối tượng chủ yếu mà Getfly nhắm tới là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mặc dù chỉ mới xuất hiện trên thị trường, nhưng ứng dụng này đã gây dựng được tiếng vang trên thị trường nhờ khả năng quản ký ngay trên điện thoại.Ngoài ra phần mềm quản lý khách hàng Getfly còn hỗ trợ thu thập tự động thông tin khách hàng ngay cả khi chưa có thông tin liên hệ.
Nhưng có một điểm yếu của Getfly là giao diện của ứng dụng này khá phức tạp nên người dùng sẽ cần một khóa đào tạo trước khi bắt đầu sử dụng.
CRM Insightly
Bên cạnh các tính năng cơ bản mà một phần mềm quản lý khách hàng cần có thì Insightly cũng có một số điểm nổi trội như có thể tích hợp các ứng dụng của Google, Gmail… giúp quản lý hiệu quả cũng như chuyên sâu.
Insightly có thể quản lý tối đa 2500 hồ sơ lưu trữ, 200MB dung lượng lưu trữ cùng 10 lĩnh vực tùy chỉnh. Tuy nhiên đây là ứng dụng nước ngoài nên người dùng cần có sẵn vốn tiếng Anh nhất định trước khi sử dụng nó.
Zoho CRM
Phần mềm quản lý khách hàng Zoho CRM phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp, cung cấp rất nhiều tính năng chẳng hạn như: lưu trữ thông tin khách hàng, lập kế hoạch làm việc, tích hợp quản lý dự án và giám sát thời gian hoàn thành công việc. Người dùng của Zoho CRM có thể giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả, hỗ trợ giải quyết các vấn đề cơ bản của khách hàng nhằm xây dựng mối quan hệ với họ.
Sapo Hub
Sapo Hub là phần mềm quản lý khách hàng có đầy đủ các tính năng tự động giúp tối ưu hoạt động quản lý bán hàng và tạo chiến dịch Marketing hiệu quả. Các tính năng mà Sapo Hub sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng như sau:
- Giao diện thân thiện với người sử dụng nhờ khả năng được sắp xếp hợp lý.
- Quản lý thông tin khách hàng thu thập được một cách chi tiết
- Cài đặt chính sách mua hàng riêng cho từng nhóm
- Gửi tin nhắn SMS, Zalo tự động, tùy chọn theo từng chiến dịch Marketing
- Tạo báo cáo nhanh chóng, chính sách và tổng quan nhất.
TrustSales
Bên cạnh những tính năng của một phần mềm quản lý khách hàng, TrustSales còn có thể tích hợp với nhiều kênh thương mại điện từ như facebook, lazada,… thuận tiện với doanh nghiệp trong quá trình trả lời tin nhắn với khách hàng.
Ứng dụng này còn tự động chia lượng khách inbox cho nhân viên, lên đơn tự động… Đây chính là một ứng dụng tuyệt vời để giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chốt đơn, tránh sai sót.
Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn lựa chọn Pipedrive là phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp của bạn, liên hệ ngay với Pipedrive.vn qua hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
