Business Process Management là gì?
BPM viết tắt của Business Process Management được hiểu là quản lý quy trình nhiệm vụ, đây được xem như tổng hợp toàn bộ các phương pháp hay công cụ thiết kế, xây dựng một quy trình kinh doanh hoàn chỉnh. Vai trò của hoạt động này được xem là cách để hỗ trợ điều phối nhân sự đem lại một kết quả mang tính tích cực hướng đến một chiến lược kinh doanh hoàn hảo.
Toàn bộ những quy trình được thực hiện một cách đồng bộ và nhất quán, hơn nữa phương pháp này còn có thể ứng dụng khả năng tự động hóa. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được số lượng lớn chi phí, hạn chế hoạt động mang tính thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc. Khi bạn biết sử dụng giải pháp này trong chính công ty của mình, toàn bộ quy trình làm việc sẽ được tiêu chuẩn hóa và cải thiện nhanh chóng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng để khắc phục những lỗ hổng và đưa ra giải pháp phù hợp.
Business Process Management có những đặc điểm cơ bản nào?
Phương pháp này sẽ hỗ trợ quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp lên một tầm cao mới. Và để làm được điều này Business Process Management sẽ bao gồm những đặc điểm cơ bản dưới đây:
- Bao gồm một hoặc rất nhiều các hoạt động khác nhau đều hướng đến mục tiêu chung nhất mà doanh mong muốn.
- Các thức triển khai theo một quy trình riêng biệt và được tái cấu trúc liên tục theo từng giai đoạn khác nhau.
- Các hoạt động này đều hướng đến mục tiêu cải tiến một quy trình làm việc hoàn hảo nhất kết hợp cùng với các phần mềm tự động hóa hoặc áp dụng yếu tố công nghệ.
- Ảnh hưởng trực tiếp bởi sự chi phối của doanh nghiệp với đề xuất cải tiến quy trình từ nhiều phương diện khác nhau.
- Để phụ trách được BPM trong doanh nghiệp phải là người có kiến thức sâu rộng, cái nhìn một cách tổng quan nhất về quy trình nghiệp vụ thực hiện.
Với những đặc điểm trên, giải pháp sử dụng Business Process Management trong doanh nghiệp sẽ ngày càng được sử dụng rộng rãi tại trong nhiều lĩnh vực. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các lợi ích quan trọng mà bạn nhất định không thể bỏ qua.
05 lợi ích quan trọng của Business Process Management với doanh nghiệp
Dưới đây là những lợi ích cơ bản mà phương pháp Business Process Management đem lại cho doanh nghiệp khi áp dụng.
Đẩy mạnh tốc độ kinh doanh
Với tốc độ phát triển ngày càng cao như hiện nay, đòi hỏi doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi và ứng biến linh hoạt. Tuy nhiên, đây là điều không mấy dễ dàng và cũng không phải đơn vị nào có thể làm được. Do đó khi áp dụng Business Process Management sẽ hỗ trợ công ty xác định được phương hướng mục tiêu cả trong ngắn hạn và dài hạn. Ngoài ra, là người làm chủ doanh nghiệp bạn phải biết cách lựa chọn phương án phù hợp nhất đáp ứng nhu cầu sử dụng và chi phí đầu tư đưa ra. Tiếp đến nhờ vào sự cải tiến này, tốc độ kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được nâng cao, từ đó số lượng doanh thu và lợi nhuận sẽ được gia tăng.
Tiết kiệm chi phí
Một vai trò nữa của BPM đối với doanh nghiệp hiện nay chính là khả năng tự động hóa mọi tác vụ làm việc, hỗ trợ nguồn lực làm việc hiệu quả. Khi nhà lãnh đạo lựa chọn giải pháp này sẽ tiết kiệm được lượng lớn chi phí cho công ty, rút ngắn thời gian thực hiện để hỗ trợ giải đáp nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác nhất. Bên cạnh đó, phương pháp này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, theo dõi tiến độ làm việc, số lượng công việc đã hoàn thành của nhân sự.
Hỗ trợ đem lại hiệu quả cao
Tiếp đến là một vài trò đặc biệt của Business Process Management giúp hỗ trợ tích hợp nhiều hoạt động kinh doanh giúp hỗ trợ toàn bộ các quy trình từ đầu đến cuối. Nhờ vào giải pháp này, doanh nghiệp có thể tìm ra bất cứ mắt xích nào kém hiệu quả trong quy trình làm việc để tiến hành thay thế hoặc có giải pháp khắc phục. Điều này sẽ mang lại lợi ích cực kỳ to lớn đối với công ty, thúc đẩy hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh với bất cứ quy mô nào hay lĩnh vực nào.
Thiết lập báo cáo trực quan
Bất cứ một giải pháp BPM nào cũng sẽ có nhiều tính năng cơ bản đặc biệt chính là khả năng thiết lập báo cáo trực quan. Điều này sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng hình dung được hiệu suất thực hiện, tiến độ hoàn thành. Ngoài ra, khi nhìn vào báo cáo chi tiết bạn có thể đánh giá được hiệu quả mà chiến dịch này đem lại để có những phương án hỗ trợ kịp thời. Bằng cách này, các nhà quản lý sẽ có những hướng đi phát triển mới cho doanh nghiệp dựa trên những số liệu mang tính thực tế nhất.
Hỗ trợ bảo mật an toàn
Ngoài những vai trò trên, Business Process Management còn hỗ trợ bảo mật an toàn doanh nghiệp trong bất cứ trường hợp nào. Bởi lẽ, vấn đề an ninh mạng trên thị trường hiện nay đang ở mức cảnh báo trầm trọng, nếu doanh nghiệp không biết tự cách bảo vệ mình thì chắc chắn sẽ phải gánh chịu những hậu quả nguy hiểm. Để bảo mật an toàn doanh nghiệp, giải pháp này sẽ có những bước xác thực đa dạng để bảo vệ dữ liệu, thiết lập các bước điều chỉnh từ cả bên trong và bên ngoài. Trong trường hợp có dấu hiệu bất thường, ngay lập tức hệ thống sẽ phát ra tín hiệu cảnh báo, ngăn chặn mọi thao tác một cách nhanh chóng.
Với những vai trò trên đây, doanh nghiệp đã phần nào hình dung được lợi ích khi sử dụng giải pháp này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước để thực hiện một quy trình hoàn chỉnh khi áp dụng phương pháp này trong công ty.
Quy trình 06 bước thực hiện Business Process Management
Rất nhiều các doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa biết cách để xây dựng được một BPM hoàn hảo. Chính vì vậy, hãy cùng chúng tôi theo dõi nội dung dưới đây để ứng dụng thực tế cho chính doanh nghiệp của mình.
Bước 1: Phân tích và thiết kế
Một trong những bước thực hiện Business Process Management đầu tiên chính là phân tích các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp cũng như những mong muốn thực tại mà thị trường cần. Bạn có thể tham khảo trực tiếp các dữ liệu có nguồn gốc chính cống hay các chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực, tham khảo đối thủ trên thị trường hay thậm trí là nhân sự và khách hàng.
Để thực hiện được điều này, bạn cần chuẩn bị các câu hỏi và tài liệu để khai thác triệt để các thông tin dựa trên các mục tiêu quan trọng như: Phương án xử lý, mục tiêu và nhiệm vụ để có thể thực hiện, thủ tục cần có là gì? Tiếp đến là phác họa một quy trình đơn thuần cho chính doanh nghiệp thông qua dữ liệu đã được thu thập. Tuy nhiên, để thực hiện được bước này là một điều không mấy dễ dàng chính vì vậy nhân sự đảm nhiệm bước này đòi hỏi phải có trình độ, kiến thức chuyên môn cao và khả năng phán đoán nhạy bén.
Bước 2: Phát triển mô hình hóa
Bước tiếp đến trong việc thực hiện phương pháp BPM trong doanh nghiệp chính là xây dựng một mô hình hóa để áp dụng thử nghiệm. Đây sẽ là một bước khó nếu bạn vẫn chưa biết cách lựa chọn các phần mềm phù hợp. Một gợi ý đơn giản mà chúng tôi dành cho bạn chính là lựa chọn phần mềm có lượng người dùng nhiều nhất, phù hợp với tính năng và chi phí có thể đầu tư.
Một vài các phần mềm hỗ trợ phát triển Business Process Management được nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng có thể kể đến như Pipedrive, MISA, Nhanh.vn… Do đó, doanh nghiệp cần phải cân nhắc và đưa ra phương án lựa chọn phù hợp.
Bước 3: Thực thi thử nghiệm
Chuyển sang bước thực hiện tiếp theo trong quy trình BPM chính là thử nghiệm sử dụng trực tiếp với từng cá nhân, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Trong khoảng thời gian này, bạn cần phải xem xét những ưu điểm và nhược điểm để điều chỉnh một cách nhanh chóng nhất. Tiếp đến, hãy thử nghiệm chính mô hình này vào toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.
Bước 4: Theo dõi
Tiếp đến là bước theo dõi chỉ số hiệu suất KPI thông qua các trang báo cáo từ tổng quan đến chi tiết. Tại đây, bạn nên tập trung toàn bộ kiến thức, kỹ năng vào các chỉ số vĩ mô và vi mô để tiến hành phân tích và đánh giá. Một lưu ý đặc biệt, bạn cần phải theo dõi quá trình thực hiện giải pháp này theo nhiều giai đoạn khác nhau, từ đó so sánh để tìm ra hiệu quả cao nhất.
Bước 5: Tối ưu hóa
Dựa vào các thông số đã được nghiên cứu ở các giai đoạn trước đó. Trong thời gian này, bạn sẽ nắm bắt được những điểm mạnh của doanh nghiệp để cải thiện tối đa quy trình hoàn hảo, xây dựng cơ hội phát triển tiềm năng và giảm thiểu chi phí thực hiện. Đồng thời khắc phục những điểm yếu ảnh hưởng gây tắc nghẽn quy trình, điểm bất hợp lý và các mối đe dọa có thể xảy đến. Với bước này, doanh nghiệp có thể nghiệp thu lại toàn bộ kết quả một cách chính xác nhất.
Bước 6: Thiết kế lại
Khép lại các bước của quy trình thực hiện giải pháp Business Process Management chính là kết quả sau khi bạn đã tiến hành tối ưu toàn bộ và đưa vào vận hành trở lại. Trong một vài trường hợp, doanh nghiệp sẽ tích hợp cùng lúc giữa bước 5 và 6. Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn phương án phù hợp nhất.
Với những bước hướng dẫn thực hiện trên đây, doanh nghiệp đã phần nào nắm rõ được quy trình cũng như cách thức để có thể áp dụng Business Process Management. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài các câu hỏi thường gặp về vấn đề này.
Một vài câu hỏi thường gặp liên quan đến Business Process Management
BPM Tools được hiểu là gì?
Đây là một trong những công cụ được hình thành để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình nghiệp vụ như mô hình hóa, quản lý tối ưu, automation…và rất nhiều các đơn vị tổ chức sẽ cả trong và ngoài nước cung cấp phần mềm hỗ trợ.
Có phải Business Process Management là một dự án hay không?
Không. Đây chỉ là tập hợp nhiều hoạt động phát sinh của một dự án nhất định và quy trình sẽ được tái cấu trúc ngay cả khi đã đến giai đoạn kết thúc.
Business Process Management ứng dụng để quản lý nhân sự như thế nào?
Ứng dụng quản lý nhân sự trong từng quy trình như tuyển dụng, đăng tin, phê duyệt các bước thực hiện công việc, đề xuất phương án mới…
Pipedrive - Phần mềm hỗ trợ Business Process Management hoàn hảo
Với tốc độ phát triển chóng mặt như hiện nay, đòi hỏi doanh nghiệp phải bắt kịp xu hướng và lựa chọn cho mình một giải pháp hỗ trợ Business Process Management hoàn hảo nhất. Phần mềm Pipedrive chính là một ví dụ điển hình mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua. Dưới đây là những tính năng đặc biệt của Pipedrive được ứng dụng thực tế tại các công ty hiện nay:
- Hỗ trợ tìm kiếm khách hàng tiềm năng trực tiếp qua hệ thống các kênh truyền thông của doanh nghiệp.
- Tổng hợp data khách hàng, phân loại theo đa dạng trường dữ liệu khác nhau.
- Phân chia khách hàng nhanh chóng đến từng nhân sự phụ trách đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
- Thiết lập các bước tư vấn và hỗ trợ khách hàng hoàn chỉnh, bao gồm cả liên hệ, báo giá, nhắc nhở công việc… để hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra.
- Tổng hợp số liệu đa dạng kết hợp phân tích chuyên sâu.
- Gợi ý các kế hoạch thực hiện trong tương lai để gia tăng doanh thu bán hàng.
Với những tính năng trên, phần mềm Pipedrive sẽ hỗ trợ Business Process Management của doanh nghiệp trong bất cứ hoạt động nào. Để đăng ký, vui lòng click chọn ĐĂNG KÝ NGAY.
Với những thông tin được chúng tôi tổng hợp trên đây, bạn đã phần nào hiểu được Business Process Management là gì? Và những vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp hiện nay. Trong quá trình tham khảo, nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào cần được hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ tới số Hotline của Pipedrive.vn 024.9999.7777 để được tư vấn.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
