Việc quản lý đơn hàng luôn là một phần quan trọng trong quá trình bán hàng của hầu như tất cả các doanh nghiệp. Nó không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Vậy các doanh nghiệp đã làm gì để quản lý đơn hàng, cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau.
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là chuỗi các hành động liên quan đến việc theo dõi trạng thái các đơn hàng cùng với đó nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành thực hiện quy trình xử lý đơn hàng bao gồm lấy hàng, đóng gói, vận chuyển cuối cùng là chăm sóc khách hàng sau bán.
Quá trình quản lý đơn hàng sẽ được thực hiện cũng như xử lý thông qua sổ sách, phần mềm hoặc các chứng từ có liên quan chẳng hạn như các đơn hàng thay đổi, hóa đơn, bảng báo giá…
Đây không chỉ được coi là giai đoạn cuối của quy trình bán hàng, mà nó còn ảnh hưởng đến việc quản lý chất lượng sản phẩm, giao, nhận đơn hàng,… Nhiều doanh nghiệp đã đánh giá rằng việc tạo đơn hàng chắc chắn sẽ phải dựa trên số lượng tồn kho, khả năng bán hàng cũng như các yếu tố vận chuyển liên quan khác. Vậy nên các doanh nghiệp nên có cách quản lý đơn hàng hiệu quả phù hợp với nhu cầu của kinh doanh.
Ví dụ:
Đối với quy trình quản lý đơn hàng ngành may, nhân viên cần thực hiện khá nhiều công việc cũng như nắm bắt nhiều thông tin khác nhau. Từ số lượng nhập nguyên liệu đầu vào cho như vải, chỉ, phụ kiện, cho đến các cách giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất đơn và thậm chí là các vấn đề đổi trả sau khi đã hoàn thành đơn hàng.
Quy trình quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp
Một quy trình gồm 3 bước cơ bản: tiếp nhận các đơn hàng, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng sau bán.
Tiếp nhận đơn hàng
Việc tiếp nhận đơn hàng trực tuyến ngày càng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Có 4 loại đơn hàng chủ yếu: Hàng đặt trước, hàng đặt lại, hàng order, hàng đặt với nhà cung cấp.
Hiểu rõ các loại đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng và giám sát hiệu quả hơn.
Xử lý đơn hàng
Đây là bước quan trọng liên quan trực tiếp đến chất lượng hàng hóa. Các yếu tố cần lưu ý khi xử lý đơn hàng là tốc độ và tính chính xác cao.
Bước 1: Lấy hàng
Bước 2: Đóng gói hàng
Bước 3: Giao hàng
Giải quyết các yêu cầu sau bán hàng
Việc này sẽ giúp nâng cao uy tín và tăng độ tin cậy cho doanh nghiệp. Nếu khách hàng gặp vấn đề hãy đưa ra giải pháp kịp thời để hỗ trợ khách hàng, hoặc đơn giản là tham khảo ý kiến của khách hàng sau một thời gian sử dụng sản phẩm.
Các phương pháp quản lý đơn hàng tối ưu
Quản lý tồn kho
Tồn khó chính là yếu tố quan trọng của quá trình quản lý đơn hàng. Bởi vì tồn khó sẽ quyết định khả năng bán hàng hoặc tạo đơn của doanh nghiệp. Nếu trong quá trình có sai lệch nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh.
Vậy nên việc của doanh nghiệp là kiểm tra hàng hóa thường quyên để đảm bảo không xảy ra sai sót gì. Ngoài ra cần đồng bộ các kênh bán hàng, để cập nhật kịp thời nếu hết hàng.
Phân loại các đơn hàng
Để quản lý đơn hàng hiệu quả, đây cũng là một phần quan trọng của việc đảm bảo tiến độ xử lý các đơn hàng. Khách hàng sẽ rất khó để chấp nhận các lý do liên quan đến sự chậm trễ. Vậy nên phân loại đơn hàng sẽ đảm bảo quy trình đẩy đơn cũng như vận chuyển tới khách hàng.
Quản lý quá trình vận chuyển
Doanh nghiệp sẽ bắt đầu công đoạn đóng gói và tiếp hành giao cho đơn vị vận chuyển sau khi xác nhận đơn hàng. Cùng với đó tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật nhằm thuận tiện trong quá trình theo dõi, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc đơn hàng.
Giải quyết việc trả hàng
Khách hàng sẽ từ chối nhận hàng hoặc trả lại hàng bằng một số lý do như: không đúng mẫu, hàng lỗi, hỏng,… Với những tình huống như thế, doanh nghiệp cần có chính sách đổi trả hàng rõ ràng để xử lý các vấn đề nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp
Cùng với sự phát triển chóng mặt của công nghệ thì việc quản lý đơn hàng bằng các phương pháp thủ công đã quá lỗi thời. Hiện nay hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều lựa chọn cho mình một ứng dụng hiệu quả.
Đây không chỉ là một giải pháp tối ưu mà chọn là yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý tránh tối đa các rủi ro cho doanh nghiệp.
Đâu là cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp?
Dưới đây sẽ là 2 cách quản lý đơn hàng online mà rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng hiện nay.
Quản lý đơn hàng trên Excel
Excel được biết đến là một trang tính giúp doanh nghiệp hỗ trợ quản lý hiệu quả. Nó cũng có một số ưu điểm như sau:
- Dễ dàng thao tác, sử dụng
- Tìm kiếm và chọn lọc thông tin chính xác và nhanh chóng nhất
- Cung cấp nhiều hàm tính toán đa dạng hỗ trợ quản lý chính xác số liệu.
Nhưng bên cạnh những ưu điểm vẫn tồn tại một số nhược điểm như:
- Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa với số lượng đơn hàng nhỏ lẻ.
- Việc vận dụng các hàm trong Excel cần đòi hỏi các kỹ năng cũng như kiến thức nhất định.
- Bảo mật không cao
- Việc đồng bộ hóa đơn hàng từ nhiều kênh có thể gặp khó khăn
- Khó giám sát trên mọi thiết bị
Quản lý đơn hàng online
Trong thời buổi công nghệ số đang có những bước phát triển vượt bậc thì các phần mềm nói chung cũng như phần mềm quản lý đơn hàng online đang ngày một tiếp cận được nhiều với doanh nghiệp khác nhau. Vậy tại sao nó lại được sử dụng rộng rãi như thế?
- Tiết kiệm thời gian tối đa trong quá trình giao hàng
- Kiểm soát các đơn hàng hiệu quả hơn
- Theo dõi và giám sát tình trạng theo dõi thanh toán
- Linh động hơn trong các thao tác trong quy trình quản lý khách hàng online
- Đồng bộ hóa nhanh chóng và chính xác từ nhiều kênh khác nhau
- Dễ dàng liên hệ với khách hàng
Pipedrive – phần mềm quản lý đơn hàng hàng đầu tại Việt Nam hiện nay
Pipedrive là một phần mềm nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cải thiện quy trình quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất. Nó cho phép người dùng có thể quan sát cũng như sử dụng các số liệu thống kê bao gồm doanh số bán hàng và thông tin khách hàng. Quá đó doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định được mục tiêu, chiến lược trong thời gian tới.
Phần mềm cung cấp các tính năng pipelines, chatbots không chỉ tìm kiếm khách hàng tiềm năng cũng như quản lý đơn hàng hiệu quả hơn bao giờ hết. Cụ thể, phần mềm quản lý bán hàng Pipedrive có một số tính năng như sau:
- Quản lý báo giá và bán hàng: bằng việc gửi email cho khách giúp doanh nghiệp thuận tiện trong quá trình theo dõi hóa đơn.
- Quản lý đơn hàng: theo dõi tình trạng của đơn hàng và tự động tạo báo cáo.
- Quản lý thông tin khách hàng và sản phẩm: các thông tin sẽ được tổng hợp một cách khoa học giúp người dùng dễ dàng truy cập và tra cứu.
Với những tính năng trên chúng tôi tin rằng Pipedrive sẽ là sự lựa chọn phù hợp cho nhiều doanh nghiệp trong quá trình quản lý đơn hàng.
Như vậy, chúng tôi đã cung cấp cho bạn khá nhiều kiến thức về quản lý đơn hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong quá trình tìm kiếm phần mềm phù hợp, liên hệ ngay với Pipedrive.vn qua hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cũng như giải đáp các thắc mắc về Pipedrive.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
