Khách hàng luôn là yếu tố quan trọng nhất để quyết định sự thành công của doanh nghiệp đối với mọi mô hình kinh doanh. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn một số doanh nghiệp chưa thực sự chú trọng tới việc quản lý danh sách khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho người đọc những thông tin cơ bản về quản lý danh sách khách hàng.
Tìm hiểu về quản lý danh sách khách hàng
Quản lý danh sách khách hàng là việc quản lý toàn bộ thông tin khách hàng thông tin định danh và thông tin hành vi của khách hàng bao gồm: lưu trữ lịch sử các cuộc gọi, các bản ghi âm,… Sau đó, phân chia khách hàng thành từng nhóm theo mục đích sử dụng danh sách khách hàng chẳng hạn như: thị trường, phương pháp tiếp cận,….
Danh sách khách hàng chính là kho thông tin hữu ích nhất của bạn. Những hành vi này giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng những chiến lược bán hàng hiệu quả cũng như chiến lược tiếp thị sản phẩm phù hợp để vượt xa đối thủ.
Vì sao doanh nghiệp cần quản lý danh sách khách hàng?
Danh sách khách hàng là file dữ liệu bao gồm toàn bộ thông tin của khách hàng mà mọi đối thủ của bạn muốn nhắm tới. Vậy nên quản lý danh sách khách hàng là một công việc vô cùng quan trọng mà mỗi doanh nghiệp nên tập trung để có thể khai thác hiệu quả các thông tin. Qua đó, doanh nghiệp có những kế hoạch phù hợp nhằm phát triển sản phẩm, dịch vụ và thu về những doanh số đáng kể.
Dưới đây là một số lợi ích của quản lý danh sách khách hàng:
Giữ mối quan hệ khách hàng cũ
Công việc này vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp, nó giúp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ổn định hơn. Theo như nhiều thống kê, số lượng khách hàng không hài lòng về doanh nghiệp lên tiếng phàn nàn chỉ có 4%. Vậy nên không có khách hàng nào khiếu nại thì không có nghĩa là khách hàng đã hài lòng với sản phẩm của bạn rồi.
Do đó, việc quản lý danh sách khách hàng hiệu quả sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội lắng nghe các vấn đề của khách hàng qua đó có những biện pháp kịp thời hỗ trợ khách hàng.
Theo dõi khách hàng tiềm năng
Danh sách khách hàng tiềm năng quyết định phần lớn sự thành công của doanh nghiệp cũng như quá trình quản lý danh sách khách hàng. Danh sách này còn tác động trực tiếp đến các chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai. Doanh nghiệp sẽ thu nhỏ được phạm vi các thông tin cần thu thập của khách hàng từ đó thuận lợi cho việc phát triển chiến lược.
Thu thập feedback của khách hàng
Với danh sách được tạo sẵn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng trong việc thu thập phản hồi của khách hàng ở nhiều kênh khác nhau: email, SMS, mạng xã hội,… Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như công sức.
4 lưu ý không được bỏ qua khi quản lý danh sách khách hàng
Biết doanh nghiệp cần gì
Khi doanh nghiệp biết mình nên tập trung vào thông tin nào của khách hàng sẽ giúp xác định và tiết kiệm thời gian trong quá trình thu thập thông tin. Không phải bất kỳ thông tin nào cũng quan trọng, sẽ tùy thuộc vào đặc tính của sản phẩm, quá trình quản lý danh sách khách hàng cũng như chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đang thực hiện.
Biết khách hàng cần gì
Để biết khách hàng đến với doanh nghiệp vì mục đích gì, bộ phận chăm sóc khách hàng có thể tìm kiếm trong các hồ sơ cũ cũng như các phản ánh của khách hàng đối với sản phẩm. Điều này chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch phát triển hiệu quả cho các sản phẩm mới cũng như xây dựng được kịch bản chào khách hàng phù hợp.
Chú trọng bảo mật thông tin của khách hàng
Việc bảo mật thông tin khách hàng là nghĩa vụ của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp làm tốt được việc này đồng nghĩa với việc sẽ được đánh giá cao hơn so với đối thủ và cải thiện sự hài lòng đối với khách hàng.
Tại nhiều doanh nghiệp, việc lưu trữ thông tin của khách hàng còn sơ sài vậy nên các thông tin có thể dễ dàng bị đánh cắp. Vậy nên các doanh nghiệp cần có một giải pháp để tránh việc bị đánh cắp thông tin khách hàng. Đó chính là sử dụng các phần mềm quản lý danh sách khách hàng.
Nâng cao chất lượng nhân viên
Các nhân viên kinh doanh là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng vậy nên họ cần có quy trình cũng như tiêu chuẩn cụ thể khi làm việc với khách hàng. Thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp mất khách hàng tiềm năng chỉ vì bộ phận này không làm việc hiệu quả. Vì thế việc đào tạo nhân viên chuyên nghiệp là một điều vô cùng cần thiết.
Các cách quản lý danh sách khách hàng hiệu quả
Quản lý danh sách khách hàng bằng Excel
Tất cả những thông tin mà doanh nghiệp thu thập lại được sẽ có thể lưu trữ cũng như quản lý tại cùng một file hoặc nhiều file khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp. Khi quản lý danh sách khách hàng bằng Excel, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát dữ liệu liên quan đến khách hàng.
Ưu điểm
- Các thông tin sẽ được lưu trữ tập trung trên một sheet giúp doanh nghiệp cập nhật các thông tin dễ dàng qua đó có thể tối ưu tối đa thời gian và tính toán dữ liệu nhanh chóng.
- Bằng việc sử dụng hàng loại các thuật toán, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phân loại các tệp khách hàng chính dựa trên tiêu chí mà bạn đặt ra.
- Việc quản lý danh sách khách hàng sẽ hoàn toàn miễn phí và không cần kết nối Internet.
- Tích hợp dễ dàng với Google Drive và Onedrive,… vô cùng đơn giản.
- Các thành viên có thể làm việc trực tuyến cùng một lúc tại một file excel nhằm giải quyết vấn đề kịp thời.
Nhược điểm
- Dữ liệu sẽ không được đảm bảo an toàn và doanh nghiệp khó kiểm soát mọi quá trình liên quan đến khách hàng.
- Dung lượng tệp Excel càng nặng, tốc độ xử lý càng chậm.
- Đối với các doanh nghiệp lớn, tệp dữ liệu khách hàng ngày càng đa dạng và phức tạp. Việc đồng bộ hóa giữa các thành viên sẽ gặp cản trở, từ đó yêu cầu doanh nghiệp cần có giải pháp tối ưu hơn.
Quản lý danh sách khách hàng bằng Pipedrive
Quản lý danh sách khách hàng bằng Excel là một giải pháp hữu ích nhưng chưa đủ. Với các doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng quản lý, thì họ cần một phần mềm quản lý danh sách khách hàng phù hợp với mình.
Pipedrive hiện nay là một trong những phần mềm hàng đầu trong quá trình quản lý danh sách khách hàng. Đội ngũ sản xuất đang ngày một phát triển, nhằm nâng cấp Pipedrive để giúp doanh nghiệp trong việc:
- Đồng bộ các thông tin về khách hàng lên hệ thống cũng như ghi nhận toàn bộ quá trình làm việc với khách hàng. Từ SMS, Email, Zalo,… sẽ được ghi nhận cũng như lưu trữ nhanh chóng nhất.
- Tìm kiếm và sàng lọc khách hàng dễ dàng nhanh chóng giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc sàng lọc theo từ nhóm khách hàng, khu vực, thời gian tương tác,…
- Bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng.
- Việc chăm sóc khách hàng sau mua cũng trở nên thuận tiện hơn.
Không chỉ thế, Pipedrive sở hữu rất nhiều chức năng quản lý dữ liệu thông minh cũng như khả năng tích hợp đa dạng với hơn 350 ứng dụng khác nhau. Pipedrive hứa hẹn sẽ mang đến cho người dùng sự nhanh chóng cũng như thuận tiện trong quá trình chăm sóc khách hàng.
Hy vọng những thông tin được cung cấp trong bài về quản lý danh sách khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp phần nào trong quá trình tìm hiểu. Trong trường hợp, bạn đang phân vân không biết nên lựa chọn phần mềm nào để thực hiện quy trình quản lý hiệu quả, hãy liên hệ ngay với Pipedrive.vn qua hotline 024.9999.7777 để được tư vấn ngay hôm nay.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
