Phần mềm CRM là gì?
Phần mềm CRM được biết đến là phần mềm quản trị quan hệ khách hàng một trong những công cụ giúp điều hướng và sắp xếp thông tin khách hàng nhanh chóng từ tên, địa chỉ liên hệ, đối tác…. Các phần mềm CRM này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình chăm sóc khách hàng, gia tăng tính trải nghiệm từ đó hình thành thói quen và trở thành khách hàng trung thành.
Một phần mềm CRM tốt và được xem là hoàn hảo khi tổng hợp tất cả các quy trình trong một từ phân loại, xác định, chăm sóc khách hàng tiềm năng, lên chiến lược tiếp cận, phân tích chuyên sâu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Đây được xem là một trong những bước đi đúng đắn của doanh nghiệp khi muốn vận hành tốt mọi hoạt động để cạnh tranh trực tiếp với các đối thủ khác trên thị trường.
07 chức năng quan trọng có trong phần mềm CRM
Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng CRM là phần mềm quản lý khách hàng nhanh chóng. Dưới đây là 07 chức năng quan trọng mà người dùng không thể bỏ quan.
Quản lý liên hệ khách hàng
Phần mềm CRM sẽ giúp doanh nghiệp quản lý từ tổng quan đến chi tiết thông tin của khách hàng bao gồm: Liên hệ từ các cuộc trò chuyện, mức độ quan tâm và khả năng tương tác đến sản phẩm dịch vụ… Đây được xem là một trong những chức năng vô cùng quan trọng của hệ thống này, người dùng có thể vận dụng để phân loại khách hàng tiềm năng từ giới tính, độ tuổi, khu vực… để dễ dàng quản lý và xác định đúng nhu cầu thực tế, đồng thời đẩy nhanh tiến độ giao dịch.
Quản lý dịch vụ khách hàng
Ngoài việc quản lý các thông tin liên hệ của khách hàng, phần mềm CRM còn tích hợp cùng với chức năng quản lý toàn bộ dịch vụ liên quan. Các dịch vụ này được hiểu là các thông tin như vấn đề hỗ trợ bảo hành, các giao dịch đã thực hiện, các cuộc gọi và khiếu nại của khách hàng.
Bên cạnh đó, chức năng này còn hỗ trợ người dùng liên hệ lại với khách hàng để gửi thông tin ưu đãi, chương trình giảm giá hay phản hồi khiếu nại, đánh giá… bằng các công cụ email, kênh Social, SMS…trên cùng một phần mềm duy nhất.
Dự báo hoạt động bán hàng
Để xác định được hiệu quả bán hàng, người dùng đặc biệt là nhân sự phòng kinh doanh cần nắm bắt được số lượng khách hàng quan tâm, tư vấn, tỉ lệ chuyển đổi và doanh thu mang về cho doanh nghiệp. Với phần mềm CRM tất cả các thông tin trên đều được thiết lập tự động và người dùng hay bộ phận quản lý có thể xem xét bất cứ lúc nào.
Với chức năng dự báo, phần mềm này sẽ cho người dùng biết được đâu là khách hàng tiềm năng có tỉ lệ chuyển đổi cao và cần phân bổ nhân sự như thế nào cho hợp lý. Bên cạnh đó, dựa vào những thông tin này quản lý doanh nghiệp sẽ nắm bắt được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, khắc phục kịp thời sự cố cũng như hạn chế tối đa các khiếu nại yêu cầu có thể xảy ra.
Gắn kết nhân sự nội bộ trong doanh nghiệp
Nhân sự trong cùng một doanh nghiệp nếu không có sự kết nối với nhau chắc chắn hiệu quả công việc sẽ không cao. Do đó, doanh nghiệp có thể tận dụng phần mềm CRM để gia tăng sự tương tác giữa các nhân sự với các tính năng có sẵn như nhắn tin, bình luận. Bằng cách này, toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin nhanh chóng, tốc độ xử lý giờ đây chỉ tính bằng con số giây.
Gửi và nhận báo cáo qua email
Tiếp đến là một chức năng rất thú vị trong phần mềm CRM mà người dùng cũng không nên bỏ qua chính là gửi và nhận thông tin qua hệ thống email. Chức năng này được vận dụng trực tiếp vào quá trình làm việc, người dùng có thể gửi thư đến khách hàng và hệ thống sẽ tự động thống kê tỉ lệ mở hoặc click. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể xác định được hiệu quả của chiến dịch Marketing, đồng thời đề xuất những phương án thúc án thay thế nhanh chóng và kịp thời.
Chia sẻ thông tin tài liệu
Toàn bộ thông tin giao dịch trên phần mềm CRM sẽ được lưu trữ để người dùng có thể dễ dàng tra cứu và tìm kiếm. Ngoài ra, hệ thống còn được thiết lập thêm chức năng phân quyền để điều hướng nhân sự liên quan hoặc giới hạn quyền truy cập để hạn chế rủi ro liên quan đến bảo mật. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ mọi thông tin ra vào doanh nghiệp tránh bị sao chép dữ liệu và mất cắp thông tin.
Phân tích dữ liệu chuyên sâu
Các phần mềm CRM tốt nhất sẽ luôn có thêm chức năng phân tích dữ liệu và được hiển thị dưới dạng biểu đồ trực quan để người dùng dễ dàng theo dõi và quan sát. Với ưu điểm này, các nhà quản lý có thể dễ dàng vận hành doanh nghiệp từ Marketing, kinh doanh cho đến phân tích và xây dựng định hướng phát triển phù hợp.
Với những chức năng trên, phần mềm CRM sẽ trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về top 03 phần mềm CRM tốt nhất và đang được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam.
Top 03 phần mềm CRM tốt nhất tại Việt Nam
Để doanh nghiệp có thể so sánh về các phần mềm CRM, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về top 03 phần mềm tốt nhất hiện nay đang được sử dụng nhiều nhất tại thị trường Việt Nam.
Phần mềm CRM Pipedrive
Đứng ở vị trí đầu tiên chính là Pipedrive được sử dụng hơn 100.000 doanh nghiệp ở hầu hết 179 quốc gia trên thế giới trong đó có cả Việt Nam. Ngoài ra, Pipedrive được xem là phần mềm CRM tốt nhất với những con số vô cùng ấn tượng: Xếp hạng đánh giá dễ sử dụng đạt 4.5/5, 93% khách hàng hài lòng, thực hiện hơn 1 triệu nhiệm vụ mỗi tuần.
Hiện tại, phần mềm này đang sở hữu đầy đủ các tính năng nhất trong tất cả các CRM với:
- Tự động hóa: Nhắc nhở công việc được ưu tiên hàng đầu đối với từng nhân sự, cắt giảm quy trình, tùy chỉnh bằng API miễn phí, hoàn thiện nhanh chóng các bản cập nhật theo thời gian thực.
- Quản trị quan hệ khách hàng: Tổng hợp chi tiết thông tin khách hàng, liên hệ trực tiếp qua hộp thư, khám phá và đề xuất cải thiện, đồng bộ hóa email và lịch.
- Điều chỉnh tùy biến: Đề xuất tùy chỉnh quy trình bán hàng phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
- Email và thông tin liên lạc: Theo dõi khách hàng liên tục 24/24 và đề xuất liên hệ vào đúng thời điểm thích hợp.
- Thông tin chi tiết và báo cáo: Nắm rõ số liệu và hiệu quả hoạt động, đưa ra phương án đổi mới thay thế hạn chế tồn đọng.
- Tích hợp ứng dụng: Tích hợp đồng thời hơn 350 ứng dụng làm việc chuyên nghiệp.
- Khách hàng tiềm năng: Lưu trữ thông tin khách hàng tiềm năng, gợi ý phương án chuyển đổi hành vi mua hàng.
- Quyền bảo mật và riêng tư: Bảo mật đa lớp, an toàn, hạn chế được các rủi ro liên quan đến vấn đề bảo mật.
Ngoài những tính năng cơ bản liên quan trực tiếp đến bán hàng, Pipedrive còn được biết đến là một trong những phần mềm email và tích hợp ứng dụng đa dạng tốt nhất hiện nay áp dụng hiệu quả với các doanh nghiệp. Chi phí để sử dụng phần mềm CRM này dao động từ 399.000đ/người dùng/tháng – 2.599.000đ/người dùng/tháng tùy thuộc vào gói sử dụng. Để đăng ký tài khoản phần mềm CRM PipeDrive, vui lòng click chọn đăng ký tại đây.
Phần mềm CRM AMIS
Đứng ở vị trí thứ hai, chính là phần mềm CRM AMIS một trong những giải pháp kinh doanh toàn diện được áp dụng khá phổ biến tại Việt Nam. Phần mềm này đang sở hữu một vài các tính năng như báo cáo tức thì, tự động hóa, quản lý quy trình bán hàng, tùy biến linh hoạt, phân tích và thu thập dữ liệu khách hàng, làm việc từ xa trên đa dạng nền tảng. Nhìn chung, so với Pipedrive phần mềm này còn thiếu đi một vài các tính năng và cần được bổ sung để hỗ trợ gia tăng hiệu quả làm việc tốt hơn.
Phần mềm CRM Slim
Đứng ở vị trí thứ 3 là phần mềm CRM Slim, phần mềm này được phát triển cân bằng ở bốn góc độ khác nhau như khách hàng, tài chính, quy trình nội bộ, học tập và phát triển. Phần mềm này cũng sở hữu giao diện sử dụng khá dễ dàng, tích hợp đồng thời nhiều tính năng tương tự với hai phần mềm trên.
Ngoài ba cái tên được chúng tôi liệt kê trên còn có rất nhiều các phần mềm phổ biến khác được sử dụng trên thế giới để người dùng có thể tham khảo như Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, SugarCRM, Freshsales… Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thức để sử dụng các phần mềm CRM hiệu quả nhất thông qua nội dung dưới đây.
Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm CRM hiệu quả nhất
Dưới đây là những hướng dẫn cơ bản để doanh nghiệp có thể vận dụng phần mềm CRM trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hiệu quả nhất.
Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm: Chi khi người dùng phải thực sự hiểu phần mềm này mới có thể sử dụng hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên, phân tích các tính năng chuyên sâu và thao tác thực hành với ví dụ thực tế.
- Tích hợp với các công nghệ mới: Phần mềm CRM có thể kết hợp với các công nghệ mới hiện nay như email, SMS… để hỗ trợ chăm sóc khách hàng tốt hơn.
- Dữ liệu Up – To – Date: Phần mềm xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác không xuất hiện các tình trạng email không sử dụng, dữ liệu trùng lặp, số điện thoại bị sai hay các sự cố dẫn đến quá trình chăm sóc khách hàng.
- Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Sử dụng phần mềm ở mọi lúc mọi nơi chỉ cần thiết bị có kết nối internet.
- Cập nhật thông tin mới nhất: Mạng xã hội là kênh thông tin được nhiều người dùng sử dụng nhất điển hình như Facebook, Zalo, Tiktok, linkedln… việc cập nhật thông tin mới nhất sẽ giúp người dùng thu thập dữ liệu nhanh chóng và chính xác nhất.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản được chúng tôi cập nhật để người dùng có thể hiểu rõ hơn về phần mềm CRM. Trong quá trình tham khảo có bất cứ câu hỏi hay thắc mắc nào người dùng có thể liên hệ trực tiếp đến pipedrive.vn qua số Hotline 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất“
