Danh mục bài viết
    Add a header to begin generating the table of contents
    Scroll to Top
    pipedrive workflow automation và cách tạo quy trình tự động hóa

    Pipedrive Workflow Automation và cách tạo quy trình tự động hóa

    Việc sử dụng Pipedrive Workflow Automation giúp hạn chế những sai lầm do làm việc thủ công, từ đó nâng cao sự chính xác và hiệu suất làm việc một cách đáng kể.

    Với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành các tác vụ lặp đi lặp lại mỗi ngày một cách tẻ nhạt, Pipedrive Workflow Automation được xem là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Pipedrive CRM. Vậy lợi ích mà tính năng này mang lại cho người sử dụng cụ thể là gì? Làm cách nào để cài đặt? Hãy cùng đi tìm lời giải cho các vấn đề này thông qua bài viết dưới đây.

    Pipedrive Workflow Automation là gì?

    Workflow automation là quá trình xác định các tác vụ do nhân viên thực hiện, sau đó tự động hóa chúng bằng công cụ, ứng dụng và công nghệ. Những task này có thể là quản lý khách hàng tiềm năng, nhập dữ liệu, theo dõi email, thậm chí là quản lý nguồn nhân lực và marketing.

    Việc chuyển đổi một tác vụ thủ công sang một quy trình công việc tự vận hành không chỉ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc mà còn loại bỏ được những rủi ro do lỗi của con người.

    pipedrive workflow automation la gi

    Pipedrive Workflow Automation là tính năng hỗ trợ tạo lập các quy trình tự động hóa công việc. Người dùng có thể hiểu quá trình này như một chuỗi các hành động nối tiếp nhau, trong đó việc diễn ra hành động A là điều kiện cho hành động B được diễn ra. Tính năng này bao gồm 3 phần:

    • Trigger event: Đây là điều kiện để kích hoạt quy trình (còn được gọi là workflow), tương đương với mục Nếu trong mô hình “Nếu – Thì”. Phần này tương đương với việc tạo, update, hoặc xóa cá nhân, tổ chức, hoạt động hay giao dịch trong nền tảng Pipedrive. Đây là mục bắt buộc phải điền.
    • Action event: Khi điều kiện được thỏa mãn thì sẽ đến phần hành động, tương đương với mục Thì trong mô hình “Nếu – Thì”. Phần này cũng tương đương với việc tạo, update, hoặc xóa cá nhân, tổ chức, hoạt động hoặc giao dịch trong Pipedrive software. Ngoài ra, việc gửi email từ một địa chỉ đã đồng bộ hóa với tài khoản Pipedrive cũng nằm trong danh sách các Action event. Đây là phần bắt buộc đối với Pipedrive Workflow Automation.
    • Delay: Đây là phần cho phép bạn đặt thời gian trễ cho hành động. Phần này cho phép người dùng đặt một khoảng thời gian trễ cho Action event sau khi Trigger event diễn ra, có thể là sau một số ngày hoặc vào một ngày cụ thể trong tuần. Phần này không bắt buộc đối với tính năng Pipedrive Workflow Automation.
    cac thanh phan trong pipedrive workflow automation

    Các tính năng độc đáo của Pipedrive Workflow Automation

    Hãy cùng nhìn qua một số đặc điểm của Workflow Automation để có thể sử dụng tiện ích này thật hiệu quả và đúng cách.

    Quy trình tự động

    Như đã đề cập ở phần trên, tính năng Pipedrive Workflow Automation tuân theo nguyên tắc: khi Trigger event được hoàn thành, Action event sẽ được diễn ra. Sau khi cài đặt, nếu đã thỏa mãn điều kiện thì hành động sẽ được thực hiện. Do đó, nhân sự sẽ tiết kiệm được quỹ thời gian quý báu của mình khi không cần đợi người khác hoàn thành nhiệm vụ để có thể bắt tay vào công việc của mình.

    Cài đặt thời gian trễ cho các hoạt động

    Nếu không được định sẵn thời điểm xảy ra, Action event sẽ xảy ra ngay sau Trigger event trong cùng một ngày. Tuy nhiên, Pipedrive Workflow Automation vẫn cho phép người dùng cài đặt Action event xảy ra vào một khoảng thời gian khác, miễn là điều kiện kích hoạt đã được hoàn thành. Ví dụ như 5 ngày sau khi Trigger event hoàn thành hoặc vào đúng Thứ Tư.

    Điều này giúp công việc được thống nhất, ví dụ như gửi email marketing cho khách hàng vào cùng một ngày trong tuần. Ngoài ra, khoảng thời gian trễ đó cho phép nhân viên bán hàng bổ sung những tài liệu cần thiết trước khi các hành động này được thực hiện.

    Lợi ích của Pipedrive Workflow Automation

    Lợi ích của tính năng này đối với doanh nghiệp không chỉ về mặt tài chính, mà còn hỗ trợ nhân viên giải phóng thời gian và tài nguyên để có thể tái đầu tư vào các lĩnh vực khác, chẳng hạn như marketing hay chăm sóc khách hàng. Hãy cùng điểm qua một số thuận lợi mà Workflow Automation đem đến cho doanh nghiệp và người dùng.

    Cải thiện độ hài lòng của nhân viên về công việc

    Các nhân viên sales chia sẻ rằng cập nhật dữ liệu thủ công khiến năng suất của họ giảm sút, nhất là khi thông tin khách hàng được lưu trữ trong nhiều nền tảng khác nhau. Với nhân viên marketing, mỗi khi bắt đầu một chiến dịch email marketing mới, việc đặt lại những yêu cầu trước khi gửi email cũng gây ra nhiều phiền toái và mất thời gian khá nhiều.

    cai thien su hai long cua nhan vien ve cong viec

    Với Pipedrive Workflow Automation, người dùng chỉ cần tìm những điều kiện hợp lý và cài đặt một lần, phần mềm sẽ tự động thực hiện các tác vụ đó khi Trigger event được hoàn thành. Điều này mang đến sự hài lòng cho nhân viên khi không phải giải quyết quá nhiều công việc lặp đi lặp lại nhàm chán, đặc biệt trong thời gian cao điểm của lĩnh vực.

    Nâng cao độ chính xác của dữ liệu và tác vụ

    Con người thường khó tránh khỏi việc phạm phải một số sai lầm trong công việc, chẳng hạn như nhập liệu sai hay gửi email sai thời điểm so với lịch đã lên trước. Thêm vào đó, những việc lặp đi lặp lại dễ gây ra sự mất tập trung cũng như tạo suy nghĩ chủ quan rằng mình đã quen với công việc đó, do đó khó tránh khỏi khả năng phạm lỗi trong công việc.

    Những sai sót này dù nhỏ hay lớn cũng có ảnh hưởng nhất định đến tiến độ thực hiện công việc. Do vậy, các doanh nghiệp sẽ cần đến một giải pháp công nghệ để hạn chế vấn đề này. Việc sử dụng Pipedrive Workflow Automation giúp hạn chế những sai lầm do làm việc thủ công, từ đó nâng cao sự chính xác và hiệu suất làm việc một cách đáng kể.

    Củng cố hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng

    Thay vì phải liên tục thực hiện thủ công nhiều công việc, nhân viên bán hàng có thể cài đặt tính năng tự động hóa sao cho chỉ cần thực hiện hành động kích hoạt, phần còn lại sẽ do phần mềm thực thi. Như vậy, lượng công việc nhân viên phải làm thủ công sẽ ít hơn, đồng nghĩa với việc trong cùng một khoảng thời gian họ có thể hoàn thành nhiều công việc hơn và nâng cao năng suất của mình, nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác trong từng đầu việc.

    Cách hoạt động của Pipedrive workflow automation

    Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về cách để cài đặt tính năng tự động hóa quy trình của Pipedrive cũng như cách sử dụng đúng cách, để từ đó đạt được hiệu quả như mong đợi với sự hỗ trợ từ công cụ mạnh mẽ này.

    cach hoat dong cua pipedrive workflow automation

    Tính năng được cung cấp cho ai?

    Tính năng này được cung cấp cho nhóm người dùng hiện đang sử dụng gói dịch vụ Advanced, Professional hoặc Enterprise. Nếu tài khoản của bạn chưa được cung cấp tính năng này, hãy liên hệ ngay với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được tư vấn nâng cấp gói dịch vụ, từ đó có cơ hội trải nghiệm những tiện ích mà tính năng Pipedrive Workflow Automation mang lại.

    Hướng dẫn thiết lập Pipedrive Workflow Automation

    Bước 1: Truy cập vào Pipedrive Workflow Automation bằng cách nhấp vào dấu “” >> Workflow automation.

    truy cập pipedrive workflow automation

    Bước 2: Click vào Add custom workflow ở phía trên bên phải của trang Pipedrive Workflow Automation để tạo quy trình tự động. Lúc này sẽ hiện ra trường NameDescription để nhập tên cũng như mô tả.

    Lưu ý: Tên của quy trình dài tối đa 120 ký tự và là phần bắt buộc, trong khi mô tả có thể dài 200 ký tự và không bắt buộc. Bạn có thể thay đổi tên và mô tả sau nếu muốn.

    tên và mô tả cho quy trình

    Bước 3: Ấn nút Add Trigger trên màn hình >> chọn 2 mục liên quan trong phần Trigger event, gồm item và hành động tác động vào item.

    • Item: Deal, Person, Activity, Lead, Organization và Project.
    • Phần hành động: Created (tạo ra), Updated (cập nhật), Deleted (xóa bỏ).

    Khi chọn xong, bạn nhấp vào Apply Trigger để ấn định hành động này cho workflow.

    ấn định hành động cho workflow

    Bước 4: Tiếp theo, bạn cần chọn điều kiện cho trình kích hoạt. Trong Pipedrive Workflow Automation, việc thỏa mãn những điều kiện này sẽ giúp toàn bộ quy trình được thực thi. Sau khi chọn xong điều kiện, hãy ấn vào Add condition để thêm vào quy trình.

    điều kiện cho quy trình

    Click vào dấu “+” để đến bước tiếp theo nếu bạn muốn thêm một hành động, một điều kiện khác hoặc đặt thời gian trễ cho Action event của mình.

    thêm điều kiện hành động cho action event

    Bước 5: Đây là bước cài đặt Action event. Giống với Trigger event, bạn cũng cần chọn 2 mục: item và hành động tác động vào item để tạo một quy trình trong Pipedrive Workflow Automation:

    • Item: Person, Organization, Lead, Deal, Activity, Email, Campaign và Project. Thêm vào đó là các tích hợp như Slack, Microsoft Teams, Trello and Asana.
    • Phần hành động bao gồm: Create (tạo ra), Update (cập nhật), Delete (xóa bỏ), Duplicate (nhân đôi) và Convert (chuyển đổi).
    cai dat cho action event

    Nếu có nhiều hành động được thêm vào trong quy trình tự động thì chúng sẽ được thực hiện lần lượt theo thứ tự từ trên xuống dưới, bước sau sẽ chỉ được thực hiện khi bước trước đó đã được hoàn thành.

    Lưu ý: Pipedrive Workflow Automation thực hiện các hành động một cách riêng biệt dựa trên trình kích hoạt ban đầu. Nếu một điều kiện của một hành động cụ thể không được đáp ứng, hành động đó sẽ không được thực hiện và hệ thống sẽ tiếp tục với hành động tiếp theo.

    Trong trường hợp bạn chọn việc gửi Email làm Action event, địa chỉ email gửi thư phải được đồng bộ hóa với Pipedrive thông qua tính năng Email Sync. Những địa chỉ khác sẽ không được sử dụng cho quy trình này.

    Bước 6: Bạn cần cài đặt người kích hoạt ở góc trên bên phải của trang Pipedrive Workflow Automation. Người dùng có thể chọn Triggered by me only (Chỉ tôi có thể kích hoạt) hoặc Trigger by any user (Tất cả người dùng đều có thể kích hoạt).

    cài đặt người kích hoạt

    Sau khi hoàn tất việc thiết lập quy trình tự động cho một hành động, bạn hãy nhấp vào Save.

    Lúc này, bạn có thể nhìn thấy quy trình của mình được liệt kê trong trang Workflow Automation của Pipedrive bên cạnh những quy trình tự động khác đã được tạo trước đó.

    quy trình được liệt kê trong workflow automation

    Bạn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc đánh dấu quy trình tự động của mình là Active hoặc Inactive. Khi được đánh dấu là Inactive, Pipedrive Workflow Automation sẽ vô hiệu cả điều kiện kích hoạt và hành động, quy trình lúc này sẽ chuyển sang màu xám để phân biệt với Active workflow.

    Để dễ dàng hình dung việc cài đặt và sử dụng tính năng tự động hóa quy trình của Pipedrive CRM, hãy cùng xem qua video dưới đây:

    Như vậy, Pipedrive Workflow Automation giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực, tăng cao doanh số thông qua các quy trình tự động. Tính năng này được coi là bạn đồng hành đắc lực trong quá trình vận hành công việc của bất kỳ tổ chức, cá nhân nào.

    Hy vọng bài hướng dẫn trên đây sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về Pipedrive Workflow Automation, cũng như hiểu cách cài đặt một quy trình tự động. Nếu như bạn có nhu cầu nâng cấp gói dịch vụ hoặc cần sự giúp đỡ liên quan đến việc sử dụng CRM, hãy liên hệ ngay với pipedrive.vn thông qua hotline 024.9999.7777 để được đội ngũ chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ 24/7/365.

    “Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”

    close
    markegin icon
    Xin chào bạn 👋
    Chúc bạn có một ngày tốt lành
    Đăng ký nhận tin tức để không bỏ lỡ bất kì kiến thức gì về CRM và Pipedrive nhé

    Chúng tôi sẽ không Spam! Vui lòng đọc [link]privacy policy[/link] để biết thêm thông tin.

    0 0 Các bình chọn
    Article Rating
    Đăng ký
    Thông báo của
    guest

    0 Comments
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    Sales

    Kinh nghiệm bán hàng

    Marketing

    Kinh nghiệm quảng cáo

    Pipedrive

    Sử dụng phần mềm