Một tổ chức được vận hành suôn sẻ và phát triển vượt bậc là mục tiêu hướng đến của tất cả nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, thiết lập quy trình vận hành doanh nghiệp chặt chẽ là điều bắt buộc. Vậy quy trình là gì? Làm cách nào để xây dựng một quy trình hiệu quả? Hãy cùng tìm lời giải cho vấn đề trong bài viết dưới đây.
Quy trình là gì?
Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp gồm các công việc và nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, với mục đích biến đổi các yếu tố đầu vào thành kết quả đầu ra như mong đợi. Quy trình nhấn mạnh vào cách thức thực hiện công việc trong một tổ chức, do đó nó có một trật tự cụ thể cho các công việc cụ thể theo thời gian và không gian, có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng.
Để diễn tả quy trình là gì một cách dễ hiểu và đơn giản hơn, chuyên gia Michael Rosemann tại trường Công nghệ Queensland đã ví von quy trình như huyết mạch của một tổ chức. “Huyết mạch” này giúp doanh nghiệp xác định được cách thức, tốc độ tạo ra giá trị cũng như chi phí để vận hành. Do đó, quy trình không chỉ phản ánh hiệu suất và kết quả làm việc của các cá nhân, phòng ban, mà còn thể hiện độ tin cậy, độ phức tạp và cuối cùng là văn hóa của doanh nghiệp.
Một quy trình được tổ chức kém hoặc quản lý lỏng lẻo có thể gây ra sự hỗn loạn khi không thể xác định được hướng đi của tổ chức, từ đó dẫn đến những thiệt hại lớn cho doanh nghiệp chẳng hạn lãng phí thời gian, hiệu suất làm việc kém, số lượng lỗi công việc tăng và nhân viên mất tinh thần.
Việc tìm hiểu quy trình là gì và xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là một việc bắt buộc phải làm. Dưới đây là một số thành phần cốt lõi mà tổ chức cần xác định rõ ràng trước khi xây dựng quy trình cho nhân viên của mình:
- Xác định cấu trúc rõ ràng: Bất kỳ quy trình doanh nghiệp nào cũng phải tuân theo một trật tự rõ ràng.
- Xác định thành phần tham gia: Là một người xây dựng quy trình, bạn phải biết ai thực hiện nhiệm vụ nào để có thể theo dõi sát sao trong suốt quá trình.
- Có giá trị rõ ràng: Các công việc đều được xác định chính xác kết quả cuối cùng là gì.
- Xác định người sở hữu quy trình: Cần phải có người đứng ra giám sát và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hiệu suất và sự cải thiện nếu có lỗi xảy ra.
Xây dựng quy trình có quan trọng với doanh nghiệp không?
Như đã đề cập trong phần “Quy trình là gì?”, việc xây dựng quy trình là điều cần thiết và bắt buộc để tăng hiệu suất và phát triển, đặc biệt đối với những doanh nghiệp đang có sự mở rộng về quy mô và số lượng nhân sự. Để hiểu hơn về tầm quan trọng của yếu tố này, hãy cùng đi sâu hơn vào một số lợi ích nổi bật mà một quy trình vận hành chặt chẽ mang lại cho doanh nghiệp.
Tối đa hóa có chiến lược nguồn lực
Việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp cung cấp cho người đứng đầu cái nhìn sâu hơn về phương thức và hiệu suất làm việc của nhân viên. Bằng cách này, bạn có thể tìm ra những vấn đề cần được cải thiện, nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh phù hợp để loại bỏ sự tắc nghẽn.
Một quy trình chặt chẽ còn giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng nguồn tài nguyên và nhân sự của mình, để từ đó có các quyết định phân bổ hợp lý và đảm bảo mỗi thành viên được thể hiện tối đa năng lực của bản thân.
Cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát tốt hơn quy trình
Khi một doanh nghiệp tăng thêm nhân viên và mở rộng quy mô hoạt động, chủ doanh nghiệp sẽ phải ủy thác công việc và đảm bảo rằng nhân viên và các lãnh đạo cấp cao đang làm việc như một thực thể duy nhất.
Hiểu được quy trình là gì và hoạch định ra một hệ thống làm việc chặt chẽ, bạn có thể vạch ra các công việc từ đầu đến cuối, đồng thời tạo ra một kho lưu trữ trung tâm để có thể nêu chi tiết các giao thức và nhiệm vụ liên quan đến các khía cạnh công việc cụ thể. Bằng cách này, bạn có thể tránh nhầm lẫn và giúp nhân viên hiểu cách thực hiện nhiệm vụ đơn giản hơn.
Cải thiện thiếu sót và nâng cấp
Xây dựng một quy trình vận hành doanh nghiệp cung cấp cho người quản lý cái nhìn toàn diện về hệ thống làm việc, từ đó xác định được điểm thiếu sót và biện pháp xử lý kịp thời. Việc này gián tiếp góp phần nâng cao năng suất làm việc của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Việc hiểu quy trình làm việc là gì và áp dụng ngay cho doanh nghiệp còn giúp bạn hiểu sâu hơn về quy trình làm việc của nhân viên, có cái nhìn tốt về sự phụ thuộc lẫn nhau của các nguồn lực và hỗ trợ công việc tốt hơn. Do đó, quản lý quy trình doanh nghiệp là một phương pháp tốt để một tổ chức tăng cường sự linh hoạt trong các hoạt động.
Các bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp tiêu chuẩn
Tuy đòi hỏi sự đầu tư nhiều về thời gian và công sức để hiểu quy trình là gì cũng như xây dựng – quản lý, nhưng vấn đề này trở nên đơn giản hơn nếu bạn tuân thủ các bước xây dựng theo mô hình BPM Life Cycle. Mô hình tiện ích này bao gồm 05 bước cơ bản:
Design – Thiết kế quy trình doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình trong doanh nghiệp là thiết kế, trong đó bắt đầu bằng việc phân tích và hiểu rõ quy trình chung hiện đang được thực hiện như thế nào. Công việc này có thể được thực hiện bằng cách tham khảo các bên khác, nghiên cứu tài liệu, hiểu quy tắc vận hành doanh nghiệp và quan sát trong thực tế.
Việc hiểu toàn bộ bức tranh của quy trình đòi hỏi trả lời được các vấn đề sau:
- Quy trình được bắt đầu như thế nào?
- Kết quả mong đợi cuối cùng của quy trình là gì?
- Nhiệm vụ của từng phòng ban và cá nhân trong quy trình là gì?
- Mất bao lâu để hoàn thành?
- Cần tích hợp với các hệ thống nào?
- Có những loại nhiệm vụ nào trong quy trình? (về con người, hệ thống, dịch vụ,…)
- Việc xác định được các yếu tố liên quan, quy trình mới có thể được vận hành một cách suôn sẻ và hiệu quả, đồng thời giúp doanh nghiệp thu về kết quả như mong đợi.
Hãy cùng xem xét ví dụ dưới đây để có cái nhìn cụ thể hơn về một quy trình là gì và các yếu tố đầu vào đầu ra có liên quan.
Quy trình sản xuất content trên kênh website của doanh nghiệp:
- Bước 1: Content writer nhận keyword và tạo bản nháp về bài viết của mình trên website của doanh nghiệp.
- Bước 2: Editor duyệt nội dung bài viết và đưa ra feedback cũng như yêu cầu chỉnh sửa.
- Bước 3: Quy trình chỉnh sửa và rà soát bài viết lặp lại cho đến khi bài viết hoàn chỉnh và được phép xuất bản.
- Bước 4: Editor đăng tải bài viết lên website và tối ưu bài viết cho các công cụ tìm kiếm.
- Bước 5: Đội ngũ marketing tiến hành thu thập thông tin liên lạc của khách đăng ký từ bài viết.
- Bước 6: Đội marketing gửi email marketing tới khách hàng tiềm năng để tiếp cận, tìm hiểu nhu cầu để phục vụ cho mục đích cuối cùng là chuyển đổi khách hàng.
Mục đích cuối cùng của quy trình này là xuất bản bài viết chất lượng và có khả năng thu thập thông tin đăng ký của khách hàng và đẩy mạnh mục tiêu kinh doanh cốt lõi từ những thông tin đó.
Bạn có thể thiết kế bản mô tả quy trình trong doanh nghiệp theo công thức 5W-H-5M:
- Why – Xác định rõ ràng mục tiêu và các yêu cầu công việc: Các câu hỏi liên quan hỗ trợ cho vấn đề này là Tại sao phải xây dựng quy trình? Ý nghĩa của quy trình đối với doanh nghiệp và các bộ phận là gì? Chuyện gì sẽ xảy ra nếu không có quy trình?
- What – Nội dung công việc cụ thể: Một khi đã vạch rõ mục tiêu của quy trình là gì, bạn hoàn toàn có thể xác định nội dung cụ thể cho từng công việc.
- Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện từng công việc cụ thể.
- How – Xác định cách thức thực hiện công việc: Bạn cần có bản mô tả về cách cụ thể để thực hiện nhiệm vụ, các tài liệu có liên quan, tiêu chuẩn cho công việc cũng như nền tảng công nghệ được áp dụng để hỗ trợ hoàn thành công việc nhanh chóng.
- 5M – Xác định nguồn lực tham gia quy trình, bao gồm: Man (tức người thực hiện có đầy đủ năng lực và kỹ năng liên quan), Money (Ngân sách để thực hiện các công việc này), Material (Hệ thống cung ứng), Machine (Công nghệ/máy móc được áp dụng cho công việc), Method (Phương pháp thực hiện).
Modeling – Mô hình hóa quy trình vận hành
Bước thứ hai trong cần thực hiện sau khi hiểu quy trình là gì cũng như tầm quan trọng của nó chính là mô hình hóa. Mục đích của bước này là cung cấp mô tả trực quan về các giai đoạn của quy trình. Các mô tả sau đó được gửi tới đội ngũ nhân viên như một tài liệu tham chiếu để có thể ứng dụng và điều chỉnh các công việc thực tế của mình, từ đó đạt được kết quả cuối cùng tốt nhất.
Để tăng hiệu quả cho việc mô hình hóa, trước tiên bạn cần phải hiểu quy trình là gì, hiện tại mọi việc đang tiến triển như thế nào và mong muốn tất cả thay đổi theo hướng nào trong tương lai.
Thiết kế đã được sửa đổi phải được phân phát tới tất cả các bên liên quan để đánh giá và phê duyệt. Điều quan trọng ở đây là phải có sự đồng ý của các phòng ban và nhân sự có liên quan cũng như tiếp nhận các phản hồi về thay đổi hoặc nâng cao.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tự do sáng tạo và thực hiện các điều chỉnh đáng kể đối với cách thức thực hiện quy trình.
Execution – Tiến hành triển khai quy trình
Bước tiếp theo trong quy trình là tiến hàng triển khai, tức là thời điểm đưa mô hình vào thử nghiệm và xem cách hoạt động. Nếu có thể, bạn nên sử dụng tự động hóa các quy trình để tăng hiệu quả.
Trước khi phổ cập cho mọi người trong doanh nghiệp, hãy chạy thử nhiều chu kỳ của quy trình thông qua một nhóm nhỏ, mục đích của việc này là đảm bảo mọi thứ đang hoạt động tốt cũng như giải quyết được các mối lo ngại (nếu có). Vấn đề này đóng vai trò quan trọng khi tạo được niềm tin với tất cả các bên liên quan, cũng như chứng tỏ quy trình này đáng tin cậy.
Monitoring – Theo dõi và đánh giá sát sao quy trình
Như đã đề cập trong phần “Quá trình là gì?”, việc quản lý một quy trình không chặt chẽ có thể đem lại cho tổ chức những hậu quả nghiêm trọng. Bước thứ 4 – Theo dõi – là một bước để bạn tiến hành áp dụng quy trình và giám sát tiến độ thực tế của nó.
Bạn sử dụng các dữ liệu thu thập được để kiểm tra các hoạt động quan trọng thay đổi như thế nào trong suốt thời gian triển khai.
Như vậy sau khi triển khai quy trình vào thực tế, việc thu thập dữ liệu cung cấp thêm cho bạn tư liệu thực tế để thiết lập quy trình mới trong tương lai, đồng thời xem xét nó đã mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và phát hiện kịp thời các tắc nghẽn, chậm trễ hoặc lỗi tiềm ẩn.
Optimization – Tối ưu hóa quy trình vận hành
Bước thứ năm và cũng là bước cuối cùng trong việc thiết lập quy trình chính là tối ưu hóa. Dựa vào những thông tin và dữ liệu thu thập được trong giai đoạn giám sát, bạn sẽ hoàn thiện quy trình và loại bỏ các “nút thắt cổ chai” trong giai đoạn này để quy trình hoạt động hiệu quả hơn.
Bạn có thể thúc đẩy các hoạt động theo hướng tối ưu hóa và cải tiến quy trình với một hệ thống giám sát tốt. Một khi việc tối ưu hóa được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể sự lãng phí lực lượng lao động, cải thiện chất lượng đầu ra, đảm bảo tuân thủ quy trình và rút ngắn được thời gian thực hiện.
04 thách thức khi thiết lập quy trình vận hành doanh nghiệp
Trong quá trình phân tích quy trình là gì, một bức tranh khái quát về tầm quan trọng của yếu tố này đối với sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt trong thời điểm kinh thế thế giới đang khó khăn như hiện nay, được vẽ ra trước mắt bạn.
Tuy nhiên, việc quản lý quy trình không phải không có những thách thức riêng, dưới đây chính là các thách thức doanh nghiệp phải giải quyết nếu muốn áp dụng thành công quy trình vận hành.
- Nhân viên không được giải thích về quy trình: Nhân viên có thể phản đối bất kỳ thay đổi nào trong quy trình làm việc. Do đó, các nhà lãnh đạo cần truyền đạt lý do thay đổi hoặc triển khai quy trình là gì. Nếu không, nhân viên sẽ không hiểu được tại sao phải thực hiện điều đó.
- Thiếu kiểm soát đối với quy trình: Nếu quy trình vận hành không có tổ chức và nhân viên không thể hoàn thành nhiệm vụ, thì toàn bộ doanh nghiệp sẽ bị sụp đổ.
- Lãnh đạo kém khi thực hiện quy trình: Khả năng lãnh đạo kém có thể ảnh hưởng đáng kể đến toàn bộ quy trình cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Ngừng giám sát sau khi triển khai quy trình: Đây là vấn đề không đáng có tại doanh nghiệp khi tiến hành triển khai quy trình vận hành. Không có điều gì có thể đảm bảo rằng toàn bộ quy trình sẽ hoạt động suôn sẻ từ đầu đến cuối.
Hãy cùng xem ví dụ sau để hiểu hơn về ảnh hưởng của việc quản lý quy trình không sát sao tới hiệu suất của doanh nghiệp:
Một doanh nghiệp kinh doanh A triển khai một dự án lớn để chớp lấy cơ hội thị trường. Để thực hiện được dự án này cần có sự kết hợp làm việc của nhiều phòng ban: truyền thông, marketing và sales. Để hợp lý hóa quy trình làm việc của dự án và theo dõi tiến trình, công ty lựa chọn sử dụng một phần mềm quản lý dự án.
Tuy phần mềm đã cung cấp sẵn cho người dùng các bước cụ thể cho quy trình, tuy nhiên ban quản lý của doanh nghiệp bỏ bê việc theo dõi sau khi giao việc cho từng phòng ban và nhân sự cụ thể, khiến cho quy trình phát triển theo chiều hướng không thể kiểm soát được.
Các công việc không được quản lý chặt chẽ đã khiến cho dự án bỏ lỡ “thời điểm vàng”, dẫn đến doanh thu cuối cùng không được như dự định ban đầu. Do đó, xác định được đầu vào và đầu ra của quy trình là gì vẫn chưa đủ, người đứng đầu dự án còn cần phải phối hợp các phòng ban và theo dõi sát sao tiến độ của các bước trong quy trình.
Số hóa quy trình là gì?
Việc xây dựng và giám sát các quy trình đã trở thành một nhu cầu lớn của nhiều doanh nghiệp. Để giảm bớt gánh nặng cho các nhà quản lý, cũng như cải thiện hiệu quả quy trình, việc áp dụng công nghệ vào việc quản lý quy trình được xem là một giải pháp lý tưởng, đặc biệt trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay. Phương án chúng tôi đang nhắc đến ở đây chính là số hóa quy trình. Vậy số hóa quy trình là gì?
Số hóa quy trình là quá trình sử dụng các dữ liệu và tài liệu đã được chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số, nhằm mục đích thay đổi quy trình vận hành, quy trình làm việc theo hướng hiện đại và tiện lợi hơn. Nhờ vào tính năng này, chủ doanh nghiệp, quản lý và nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào nền tảng đám mây để tìm kiếm, truy cập tài liệu cần thiết. Từ đó, các quy trình làm việc cũng được tiến hành nhanh chóng và tiện lợi hơn, giảm thiểu đáng kể các lỗi thủ công do con người tạo ra.
Nói tới sự hỗ trợ của công nghệ cho quy trình trong doanh nghiệp, chúng ta không thể bỏ qua sự hỗ trợ của Pipedrive trong việc quản lý và tự động hóa quy trình bán hàng. Được đánh giá là một trong những phần mềm CRM tốt nhất thế giới, Pipedrive đã góp phần giúp các nhóm bán hàng làm việc năng suất và logic hơn.
Để được tư vấn chi tiết và chuyên môn hơn về Pipedrive và cách để tối đa hiệu suất bán hàng với phần mềm, vui lòng bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để gặp đội ngũ hỗ trợ.
Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết để giải quyết vấn đề quy trình là gì và tầm quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung bài viết cần được giải đáp, vui lòng liên hệ với pipedrive.vn thông qua Hotline 024.9999.7777 để được các chuyên gia cung cấp sự tư vấn.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
