Danh mục bài viết
    Add a header to begin generating the table of contents
    Scroll to Top
    sop ứng dụng trong lĩnh vực

    SOP là gì? Ứng dụng SOP trong từng lĩnh vực hiện nay

    Trong rất nhiều lĩnh vực , SOP được sử dụng khá phổ biến và và được biết đến là một trong những quy trình cần thiết của doanh nghiệp hiện nay. Vậy SOP là gì? Các bước để xây dựng một quy trình hoàn hảo và đâu là công cụ hỗ trợ tốt nhất.

    SOP là gì?

    SOP là viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure được dịch ra thành quy trình thực hiện thao tác chuẩn. Đây được xem là một trong những hệ thống quy trình thực hiện với mục tiêu duy trì hiệu quả công việc và nâng cao khả năng hướng dẫn nhân sự sử dụng. Hiểu rõ hơn thì đây sẽ là một quy trình tổng thể nhất cho toàn bộ nhân viên và phòng ban làm việc từ bộ phận kinh doanh, Marketing, sản xuất cho đến phát triển sản phẩm.

    quy trinh sop la gi compressed

    Khi doanh nghiệp áp dụng đúng các bước được thực hiện trong quy trình này sẽ hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra và hỗ trợ nhân sự làm quen với môi trường làm việc mới dễ dàng hơn. Không áp dụng riêng biệt cho bất cứ lĩnh vực nào, SOP có thể được ứng dụng ở tất cả các doanh nghiệp hoạt động từ sản xuất, y tế, nhà hàng hay khách sạn, giáo dục và cả quân sự… Để hiểu sâu hơn về quy trình này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về các lý do tại sao doanh nghiệp nên thiết lập quy trình này. 

    Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng quy trình chuẩn SOP?

    Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình chuẩn SOP vào trong quá trình hoạt động chắc chắn sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đặc biệt. Dưới đây là 04 lý khiến doanh nghiệp nhất định phải sử dụng quy trình này. 

    Tiết kiệm thời gian và chi phí

    tiết kiệm thời gian chi phí

    Vai trò của SOP đối với doanh nghiệp chính là tiết kiệm thời gian và chi phí sử dụng. Điều này được thể hiện rõ nét nhất khi doanh nghiệp có một quy trình làm việc nhanh gọn, cắt bỏ những công việc không cần thiết hoặc áp dụng máy móc vào công đoạn lặp đi lặp lại. Khi đó, thời gian mà doanh nghiệp sử dụng để hoàn thành công việc sẽ được rút ngắn lại và mức chi phí bỏ ra sẽ được tiết kiệm hơn so với phương thức làm việc truyền thống. 

    Khi doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa hai nguồn lực này đồng nghĩa với việc hơn 70% hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đã đạt được theo đúng mục tiêu để ra. Tuy nhiên, người làm chủ doanh nghiệp cũng cần lưu ý và cân nhắc để có phương án xử lý kịp thời. 

    Rút gọn quy trình, tối đa hiệu suất

    Thay vì áp dụng những phương pháp làm việc trước đây, khi doanh nghiệp sử dụng SOP, các bước thực hiện công việc sẽ được gói gọn trong một quy trình làm việc tổng thể nhất. Bằng cách này, đội ngũ nhân sự sẽ nắm bắt được chính xác mục tiêu làm việc của từng bộ phận, kết hợp ăn ý giữa các thành viên và tạo ra hiệu suất làm việc nâng cao. Hơn nữa, khi người làm chủ doanh nghiệp tìm ra quy trình phù hợp sẽ chỉ được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, trong trường hợp có sự thay đổi của thị trường thì doanh nghiệp bắt buộc phải ứng biến linh hoạt để có phương án dự phòng thay thế. 

    Quản lý chặt chẽ mọi hoạt động

    quản lý chặt chẽ mọi hoạt động

    Với sự kết hợp của nhân sự và SOP, các nhà quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động của từng cá nhân, từng phòng ban trong bất kỳ một dự án nào. Bằng cách này, bạn có thể theo sát tiến độ thực hiện, đôn đốc nhân sự hoàn thành, đánh giá được hiệu quả làm việc. Do đó, khi trong quy trình hoạt động có xuất hiện bất cứ một lỗ hổng nào, người làm chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được thông tin ngay lập tức và đưa ra đề xuất giải quyết nhanh chóng. 

    Đẩy mạnh doanh thu, mở rộng quy mô

    Cuối cùng là một vai trò chắc chắn không thể bỏ qua khi doanh nghiệp sử dụng SOP chính là lượng doanh thu gia tăng hàng tháng, hàng quý và mức độ mở rộng quy mô ngày càng lớn. Điều này sẽ giúp cho thị trường nhận biết doanh nghiệp ngày càng nhiều, đồng thời cũng là đòn bẩy hỗ trợ quá trình cạnh tranh trực tiếp với các đối thủ khác trên thị trường. 

    Với những vai trò quan trọng này, quy trình SOP dần trở nên phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tính ứng dụng của giải pháp này trong từng lĩnh vực cụ thể.

    Ứng dụng SOP trong từng lĩnh vực

    SOP được ứng dụng ở đa dạng các lĩnh vực trên thị trường hiện nay, dưới đây là 04 ví dụ cụ thể để bạn có thể dễ dàng hình dung đối với quy trình làm việc này. 

    Nhà hàng – khách sạn

    Quy trình SOP được ứng dụng trong nhà hàng hay khách sạn để xây dựng một quy chuẩn riêng nhà hàng, bộ phận buồng phòng hoặc lễ tân… Bằng cách này, cả nhân sự cũ và mới đều có thể thực hiện và duy trì tốt mọi công việc cần thực hiện. Ngoài ra, đây cũng là cách để doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một lượng lớn tài nguyên. 

    nhà hàng khách sạn

    Nhìn chung, một quy trình chuẩn SOP trong nhà hàng, khách sạn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố như số lượng công việc cần thực hiện, đặc điểm của từng công việc và thời gian phải thực hiện. Ngoài ra, quy trình này cũng bao gồm cả yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ năng và nghiệp vụ cụ thể để thực hiện. 

    Y tế

    Tiếp đến là việc ứng dụng SOP trong ngành y tế bao gồm cả bệnh viện hay ngành dược liên quan trực tiếp đến nhà thuốc. Tại đây, toàn bộ quy trình mua và bán đều được kiểm soát nghiêm ngặt cả về chất lượng sản phẩm. Quy trình này sẽ được thông qua ban giám đốc, bộ phận nhân viên và khách hàng để lấy ý kiến đánh giá hoàn thiện một quy trình hoàn chỉnh nhất. Đây được xem là một trong những công việc quan trọng để đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng của nhà thuốc đúng quy trình, đồng thời tạo sự tin tưởng với toàn bộ người tiêu dùng. 

    Sản xuất

    doanh nghiệp sản xuất

    SOP ứng dụng trong ngành sản xuất sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện và cải thiện hiệu suất đáng kể. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa tài nguyên, phát triển thêm lượng khách hàng mới. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cải thiện vị trí trên thị trường, đảm bảo mức độ an toàn tuyệt đối và hạn chế mức độ rủi ro nhất có thể. Điển hình là khi, thay vì phải sử dụng sức người với những công việc lặp đi lặp doanh nghiệp sẽ áp dụng quy trình thực hiện với máy móc hiện đại giúp gia tăng năng suất lên gấp nhiều lần. 

    Xuất nhập khẩu 

    Trong ngành Logistics, SOP sẽ được ứng dụng trong quy trình liên quan trực tiếp đến hàng hóa như vận chuyển, bảo quản, kho lưu trữ hay đóng gói… để giúp cho người nhận cuối cùng tiếp nhận được sản phẩm chất lượng nhất. Một quy trình thao tác chuẩn với ngành xuất nhập khẩu có thể kể đến như dịch vụ khách hàng, dự báo nhu cầu thực hiện, thông tin phân phối, hỗ trợ kiểm soát lưu kho, quản lý toàn bộ quy trình đặt hàng, tìm kiếm địa điểm hoặc nhà kho, thu gom và phân loại toàn bộ hàng hóa…

    Ngoài những lĩnh vực trên, SOP còn được ứng dụng tại nhiều lĩnh vực khác như quân sự, công nghệ thông tin, báo chí… Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các bước để giúp doanh nghiệp hoàn thiện tốt nhất quy trình này. 

    Các bước để hoàn thiện quy trình SOP cho doanh nghiệp

    quy trinh van hanh sop compressed

    Một doanh nghiệp muốn hoàn thiện quy trình chuẩn SOP bắt buộc phải có kế hoạch và lên các bước thực hiện cụ thể.

    Bước 1: Lên danh sách cho quy trình công việc

    Đây được xem là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện với việc liệt kê chi tiết các công việc cần thực hiện trong một quy trình. Một lưu ý, công việc càng chi tiết sẽ càng dễ để có thể thực hiện. 

    Bước 2: Lên kế hoạch cho SOP

    Tiếp đến là lên kế hoạch để thực hiện tương ứng với từng quy trình, điển hình như việc bạn sắp xếp các công việc nhỏ và một quy trình cụ thể như quy trình bán hàng, tư vấn, sản xuất sản phẩm…

    Bước 3: Trao đổi với toàn bộ nhân viên về quy trình SOP

    Sau khi đã tìm kiếm được phương pháp hoàn thiện quy trình hoàn hảo nhất, nhà lãnh đạo sẽ trực tiếp trao đổi với nhân sự thực hiện về SOP. Sau đó, tiếp nhận ý kiến đánh giá phản hồi và đưa ra phương án lựa chọn phù hợp nhất. 

    Bước 4: Theo dõi và phân tích toàn bộ quá trình

    Sau khi đã tiến hành thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, doanh nghiệp sẽ thu thập được những số liệu thực tế để tiến hành theo dõi và phân tích. Bằng cách này doanh nghiệp sẽ tìm ra được những điểm mạnh và điểm yếu, đồng thời đưa ra phương án khắc phục kịp thời.

    Bước 5: Cập nhật và thay đổi SOP thường xuyên

    Cuối cùng là bước cập nhật theo những phân tích trước đó và doanh nghiệp bắt buộc phải theo dõi để có những phương án phù hợp đưa ra. 

    Với những bước thực hiện trên đây, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về một quy trình hoàn chỉnh để có thể hoàn hiện SOP và ứng dụng thực tiễn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi theo dõi hướng dẫn cách vận hành hiệu quả trong doanh nghiệp khi thực hiện quy trình này. 

    Hướng dẫn doanh nghiệp vận hành quy trình chuẩn SOP

    Để vận dụng tốt SOP trong doanh nghiệp, đòi hỏi cả nhân sự và các nhà quản lý phải có sự hỗ trợ và tương tác với nhau. Do đó, bạn có thể tham khảo gợi ý được chúng tôi chuẩn bị dưới đây: 

    hướng dẫn quy trình chuẩn sop

    Đối với bộ phận quản lý

    Là bộ phận cốt cán trong doanh nghiệp, các nhà quản lý phải là người nắm rõ nhất về quy trình vận hành chuẩn SOP được sử dụng. Tiếp đến, người lãnh đạo sẽ hướng dẫn đội ngũ nhân sự cấp dưới, truyền đạt toàn bộ kiến thức chuyên môn. Bằng cách này, nhân viên cấp dưới sẽ nắm bắt được toàn bộ quy trình làm việc, đồng thời kiểm soát chặt chẽ mọi công tác thực hiện, phát hiện và xử lý kịp thời những sai phạm xảy ra trong thời gian ngắn nhất. Ngoài ra, đứng trên phương diện là nhà quản lý bạn cũng phải biết lắng nghe nhân viên, thấu hiểu và cảm thông để hoàn thiện một quy trình hoàn hảo nhất.

    Đối với nhân viên

    Nhân viên chính là đối tượng thực hiện trực tiếp quy trình SOP trong doanh nghiệp dưới sự quản lý của cấp trên. Do đó, bất cứ thành viên nào cũng phải có sự tự giác, ý thức hoàn thành công việc tốt. Ngoài ra, nhân viên sẽ tiến hành đề xuất và cải tiến chất lượng, quy trình sản xuất sản phẩm để đạt được hiệu suất cao hơn. 

    Với hướng dẫn cơ bản trên đây, doanh nghiệp đã dễ dàng hình dung được cách vận hành tốt nhất quy trình chuẩn SOP. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo phần mềm hỗ trợ vận hành quy trình làm việc hoàn chỉnh đang được ưa chuộng tại Việt Nam. 

    Pipedrive - Phần mềm vận hành doanh nghiệp chuẩn SOP

    Tính đến thời điểm hiện tại, Pipedrive là phần mềm hỗ trợ vận hành quy trình chuẩn SOP đạt 100.000 doanh nghiệp sử dụng tại 179 quốc gia trên thế giới. Nhờ đâu mà phần mềm này lại được ưa chuộng đến vậy, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về quy trình làm việc với Pipedrive:

    phần mềm pipedrive chuẩn sop
    • Tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua dữ liệu thực tế, ứng dụng được tích hợp sẵn…
    • Phân loại và chọn lọc khách hàng theo nhiều trường thông tin khác nhau để đem đến kết quả chính xác nhất.
    • Phân chia khách hàng đến từng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý.
    • Liên hệ tư vấn khách hàng nhanh chóng qua email, điện thoại…
    • Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, lắng nghe ý kiến đóng góp.
    • Hoàn tất giao dịch nhanh chóng.
    • Theo dõi và chăm sóc khách hàng sau bán.

    Đây là một quy trình chuẩn SOP đơn giản mà doanh nghiệp có thể áp dụng trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, bạn cũng có thể ứng dụng với nhiều quy trình như bán hàng, Marketing hay phát triển sản phẩm.

    Để đăng ký phần mềm Pipedrive vui lòng chọn nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

    Trên đây là toàn bộ những thông tin để có thể giải đáp SOP là gì? Và vai trò của quy trình làm việc đối với từng lĩnh vực hiện nay. Trong quá trình tham khảo nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi hoặc muốn đăng ký phần mềm vui lòng liên hệ Hotline của Pipedrive.vn 024.9999.7777 để được hỗ trợ. 

    Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất

    close
    markegin icon
    Xin chào bạn 👋
    Chúc bạn có một ngày tốt lành
    Đăng ký nhận tin tức để không bỏ lỡ bất kì kiến thức gì về CRM và Pipedrive nhé

    Chúng tôi sẽ không Spam! Vui lòng đọc [link]privacy policy[/link] để biết thêm thông tin.

    0 0 Các bình chọn
    Article Rating
    Đăng ký
    Thông báo của
    guest

    0 Comments
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    Sales

    Kinh nghiệm bán hàng

    Marketing

    Kinh nghiệm quảng cáo

    Pipedrive

    Sử dụng phần mềm