Một nghiên cứu của Hội đồng CMO đã chỉ ra rằng các công ty mất ít nhất 1 nghìn tỷ USD mỗi năm do các nhiệm vụ được quản lý sai, dẫn đến lãng phí thời gian, năng suất và bỏ lỡ cơ hội với khách hàng tiềm năng. May mắn thay, workflow automation Pipedrive đã ra đời để có thể tự động hóa những nhiệm vụ khó khăn, lặp đi lặp lại, loại bỏ lỗi do con người tạo ra và cho phép bạn tập trung vào những công việc thực sự quan trọng khác.
Tuy nhiên việc tạo workflow automation trong Pipedrive yêu cầu người dùng phải hiểu rõ về một số yêu cầu kèm theo, trong đó có bao gồm điều kiện, để có thể thuận tiện tự động hóa các thao tác mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng chúng tôi đi sâu hơn vào workflow automation Pipedrive cũng như một số thông tin cơ bản liên quan đến điều kiện tự động hóa.
Workflow automation Pipedrive là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc đề cập đến việc sử dụng phần mềm như Pipedrive để hoàn thành một số nhiệm vụ và hoạt động mà không cần sự tham gia của con người. Đây là một công cụ giúp người dùng thực hiện công việc nhanh hơn, dễ dàng hơn và nhất quán hơn.
Bằng cách workflow automation Pipedrive, các công ty giảm thiểu tối đa thời gian cần cho các công việc thủ công và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mỗi ngày một cách nhàm chán.
Lưu ý: Chỉ người dùng admin trong Pipedrive mới có thể tạo quy trình làm việc (workflow) trừ phi quyền đó đã được bật cho quyền của người dùng Pipedrive khác.
Workflow automation Pipedrive được chia là 2 phần:
- “Trigger event” (Sự kiện kích hoạt): Được hiểu là phần “nếu” của phương trình “nếu – thì”, hành động này cần được diễn ra trước khi quá trình tự động hóa diễn ra. Đây có thể là việc tạo, cập nhật hoặc xóa một cá nhân, tổ chức, hoạt động hoặc giao dịch trong Pipedrive.
- “Action event” (Sự kiện hành động): Là phần “thì” của phương trình “nếu – thì”, bạn sẽ thực hiện hành động mong muốn này ngay sau khi “trigger event” đã xảy ra. Các hành động ở đây có thể là tạo, cập nhật hoặc xóa một cá nhân, tổ chức, hoạt động hoặc giao dịch trong nền tảng Pipedrive hoặc gửi email từ địa chỉ email được đồng bộ hóa với tài khoản Pipedrive của bạn.
Chi tiết về tính năng tự động hóa quy trình làm việc của Pipedrive sẽ được trình bày chi tiết và cụ thể hơn trong video bên dưới.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng workflow automation Pipedrive
Nhiều doanh nghiệp có thể nghĩ rằng có những công việc thủ công chỉ có thể được thực hiện bởi nhân viên. Mặc dù có rất nhiều nhiệm vụ yêu cầu có sự thực hiện của con người nhưng việc nhập dữ liệu và email theo dõi không nhất thiết phải có trong danh sách việc cần làm.
Hãy nghĩ về workflow automation Pipedrive như thế này: Mỗi ngày bạn xác định một nhiệm vụ có thể thực hiện (thậm chí là tốt hơn thông qua tự động hóa quy trình làm việc, điều này sẽ giải phóng một nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Ngoài ra, việc giải phóng nhân viên khỏi công việc nhập liệu hàng giờ mỗi tuần để tập trung vào nhiều việc hơn sẽ không chỉ ảnh hưởng tích cực đến ngân sách của bạn mà còn thúc đẩy tinh thần của họ, từ đó gia tăng ngân sách cho doanh nghiệp.
Hãy cùng chúng tôi đi sâu hơn vào các lý do để một doanh nghiệp tiên hàng workflow automation Pipedrive ngay từ bây giờ.
Cải thiện sự rõ ràng và tính nhất quán
Tự động hóa quy trình làm việc chuẩn hóa các bước thực hiện của một quy trình, sắp xếp chúng theo một lộ trình nhiệm vụ đã được xác định trước đó. Khi lộ trình đó được thiết lập, công cụ này sẽ hướng dẫn mọi người trong dự án đi theo hướng đó. Tất cả những gì người dùng workflow automation Pipedrive cần phải làm là quay lại thiết kế quy trình làm việc để xem việc nào diễn ra trước, sự kiện nào kích hoạt dự án, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo,…
Tính rõ ràng vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc bận rộn hiện nay. Công cụ tự động hóa ngăn cản người bán hàng bỏ lỡ một bước quan trọng nào đó trong quy trình, đồng thời cho phép tất cả các bước sẽ hiện ra trước mắt bạn với các chi tiết cụ thể.
Kích thích tinh thần làm việc của nhân viên
Theo Deloitte Insights, công việc có ý nghĩa nhất định đối với nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng nhất để giữ chân được họ. Khi doanh nghiệp của bạn sử dụng workflow automation Pipedrive đối với các nhiệm vụ thông thường, thời gian mà nhân viên dành cho công việc có tính thách thức và kích thích tinh thần sẽ cao hơn.
Thay vì lên lịch gửi tin nhắn, nhân viên bán hàng có thể đưa ra các sáng kiến chiến lược và nghiên cứu phương pháp hay nhất, mới nhất. Cuối cùng, họ được làm những công việc được thuê để làm, điều này khiến nhân viên có nhiều khả năng gắn bó với công việc hơn.
Tăng năng suất làm việc
Mỗi công ty đều có một số giờ làm giới hạn cho nhân viên, bất kể đội ngũ công ty lớn đến đâu. Khi áp dụng workflow automation Pipedrive để loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa khỏi danh sách việc cần làm của các thành viên trong nhóm, mọi người có thể lấp đầy khoảng thời gian đó bằng các công việc có giá trị và nâng cao hơn.
Kết quả là năng suất làm việc của nhóm được nâng cao đáng kể. Khi các nhóm chuyên gia trả lời cho một cuộc khảo sát sau khi nhóm của mình tự động hóa quy trình làm việc, 86% báo cáo rằng sự thay đổi này giúp họ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
Giảm nguy cơ mắc lỗi
Là một người nhân viên bình thường, việc mắc lỗi trong quá trình làm việc là điều khó tránh khỏi, đặc việc đối với những công việc thực hiện thủ công. Đôi khi khi nhập liệu, bạn đọc “8” thành “9” và nhập sai vào bảng tính, điều này tuy dễ xảy ra nhưng mất khá nhiều chi phí và thời gian để sửa lại.
Thấu hiểu được sự khó khăn chung này của hầu hết các nhân viên bán hàng mỗi lần nhập liệu, workflow automation Pipedrive ra đời và đảm nhận trọng trách tự động hóa các quy trình thủ công, từ đó giảm thiểu – thậm chí là loại bỏ – các nguy cơ gây lỗi với dữ liệu.
Điều kiện trong workflow automation Pipedrive
Trong quá trình tạo tự động hóa quy trình công việc, một trong những yếu tố vô cùng quan trọng mà bạn cần biết chính là điều kiện (condition) – là các bộ lọc mà trigger action (hành động kích hoạt) phải đáp ứng để có thể khởi chạy.
Trong trường hợp ở trên, khi giai đoạn Deal thay đổi, một email sẽ được gửi bằng template đã chọn.
Điều kiện thụ động và Điều kiện chủ động (Passive condition – active condition)
Các điều kiện tự động hóa có thể được chia thành hai nhóm:
- Thụ động: Loại điều kiện này không ngụ ý về một hành động đã xảy ra. Chẳng hạn, ta có điều kiện “Deal creator is me” (Người tạo giao dịch là tôi) là thụ động vì giao dịch không cần phải thay đổi để có thể hoạt động.
- Chủ động: Là loại điều kiện yêu cầu một hành động đã diễn ra. Ví dụ “Person label has changed to cold” (Nhãn cá nhân đã thay đổi sang lạnh) nghĩa là ai đó đã thay đổi nhãn này sang trạng thái lạnh.
Việc phân biệt này khá quan trọng đặc biệt cho các trường hợp xử lý vấn đề tự động hóa. Nếu một workflow automation Pipedrive bạn đã tạo không hoạt động được, hãy xem xét lại bằng các câu hỏi sau:
- Hành động nào kích hoạt quá trình tự động hóa này?
- Điều kiện tôi đang sử dụng có phù hợp với hành động tôi đang thực hiện không?
- Quá trình tự động hóa của tôi có bước hành động nào không? (Không thể kích hoạt tự động hóa mà không thực hiện một hành động nào?)
Các điều kiện thường dùng trong Pipedrive
Trong khi có một số điều kiện trong workflow automation Pipedrive rõ ràng và dễ hiểu thì có nhiều điều kiện khác lại mơ hồ, khó hiểu. Để thuận tiện cho quá trình tự động hóa quy trình, hãy cùng xem qua một số thuật ngữ tự động hóa phổ biến cùng ý nghĩa tương ứng của chúng.
| Has changed to | Khi một mục được cập nhật bằng cách thay đổi giá trị của trường thành một giá trị cụ thể | “Deal stage has changed to proposal” (Giai đoạn giao dịch đã thay đổi thành đề xuất) |
| Has changed | Khi một mục được cập nhật bằng cách thay đổi giá trị của một trường thành bất kỳ giá trị khác | “Deal stage has changed.” (Giai đoạn giao dịch đã thay đổi) |
| Is | Khi một mục được tạo/cập nhật có bao gồm một giá trị trường cụ thể. Không giống “has changed to”, “is” yêu cầu một điều kiện bổ sung nếu được sử dụng để cập nhật. | “Deal stage is proposal” (Giai đoạn giao dịch là đề xuất) và “Deal owner has changed” (Người sử hữu giao dịch đã thay đổi) |
| Contains | Khi một trường dựa trên văn bản bao gồm từ hoặc cụm từ nhất định | “Person name contains business” (Tên ‘Person’ chứa doanh nghiệp) |
| Is not empty | Khi một trường nhất định bao gồm bất kỳ giá trị nào | “Organization address is not empty.” (Địa chỉ ‘Organization’ không để trống) |
| Owner/assigned to user is | Khi một người dùng cụ thể được chỉ định một mục (giao dịch/liên hệ/hoạt động) | “Activity assigned to user is user A” (Hoạt động được chỉ định cho người dùng là người dùng A) |
| Creator is | Có sự khác biệt quan trọng của từ này với “owner is”. “Creator” là người đã tạo ra mục mới trong khi “owner” là người có thể được thay đổi. | “Organization creator is user B” (Người tạo ‘Organization’ là người dùng B” |
| Filter matches | Khi một mục nằm trong các tham số của bộ lọc được chỉ định | “Person filter matches person label is cold” (‘Bộ lọc Person phù hợp với nhãn lạnh) |
Thay đổi giai đoạn giao dịch
Nếu bạn muốn kích hoạt workflow automation Pipedrive dựa trên thay đổi đối với giai đoạn giao dịch, hãy sử dụng điều kiện “has changed to” hoặc “has changed”, tùy thuộc vào việc bạn muốn chỉ định một giai đoạn hay không.
Bạn cũng có thể sử dụng điều kiện “is”, tuy nhiên, nó sẽ yêu cầu bạn áp dụng thêm điều kiện bổ sung vì đó là điều kiện thụ động.
Lưu ý: Thay đổi đối với giai đoạn của giao dịch sẽ được kích hoạt bất kể theo hướng nào. Ví dụ, nếu bạn lùi một thỏa thuận thay vì chuyển tiếp nó trong quy trình bán hàng, hành động này sẽ kích hoạt quá trình tự động hóa của bạn.
Bộ lọc phù hợp với cá nhân
Bởi vì việc nhập kết quả của bộ lọc có thể cấu thành một hành động, nên bạn có thể kích hoạt hành động đó bằng workflow automation Pipedrive. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng tự động hóa trên các mục hiện có trong kết quả lọc.
Ví dụ, người dùng không thể thay đổi nhãn của mọi người trong kết quả của bộ lọc bằng cách chọn bộ lọc làm điều kiện tự động hóa. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng tính năng chỉnh sửa hàng loạt để phù hợp với mọi người theo yêu cầu của bộ lọc.
Đóng góp của tính năng workflow automation Pipedrive trong việc giảm tải thời gian, tăng hiệu suất làm việc và nâng cao doanh thu bán hàng của nhân viên sales là điều không có gì để bàn cãi. Sau bài viết này, nếu bạn vẫn có vướng mắc khó giải về tính năng này hoặc cần tư vấn chi tiết về các giải pháp Pipedrive CRM phù hợp, vui lòng liên hệ với pipedrive.vn thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp của chúng tôi cung cấp sự hỗ trợ nhiệt tình và chi tiết nhất.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
